Экспресс проработка бизнес-процессов.

Мне предложили участвовать в одном масштабном проекте.
Пока нельзя говорить в каком, но суть в том, что первый рабочий результат должен получиться в максимально сжатый срок.
В последующем, по мере необходимости, результат будет обогащаться детализацией.

Ключевая задача состояла в том, что порог, при котором мы получаем действительно рабочий результат, готовый к эксплуатации и приносящий пользу, должен уложиться в бюджет 30 тыс. рублей.
При минимальном ценнике в 150 тыс., сократить в 5 раз - задача, мягко говоря, нестандартная.
Еще одно условие - это сроки реализации. При соблюдении заказчиком условий, сроки получения результата не должны превышать 2 недели.

Т.е. любая организация, с численностью от 10 до 300 человек, должна быть регламентирована по оргструктуре, функционалу, документообороту за 2 недели и 30 тыс. рублей.
И, при этом, содержать аналитику по проблематике с выявлением узких мест и потенциалом роста.

Благо, мы разработали и продолжаем обогащать шаблоны бизнес-процессов, сформирована своя типовая модель, предназначенная для сокращения времени бизнес-моделирования.

Типовая модель позволяет быстро раскатать верхний функциональный уровень, при этом не упустить взаимосвязи по оргструктуре и документообороту.
С аналитикой тоже вопрос решили, делается оценка процессов, документов и оргструктуры.
Сводный общий анализ указывает на узкие места и позволяет расставить приоритеты для дальнейшей проработки.

Мы смогли сделать так, что, фактически, результаты те же:
- Web-портал с бизнес-архитектурой.
- Регламенты: описание бизнес-процессов, должностные инструкции, описание документов, система целей и показателей.
- Аналитика процессов, документов, оргструктуры с выявлением узких мест.

Чего не будет? - Детальных алгоритмов, это следующие этапы, при необходимости.

Что это дает организации:
1. Структурирование операционки для последующего детального анализа, улучшения, автоматизации и масштабирования.
2. Фокусировка, правильная расстановка приоритетов на процессах, где больше всего прибыли или потерь.
3. Создание и настройка новых регулярных процедур для улучшения и развития.
4. Постепенная детализация по мере необходимости роста и возникновения сложностей.
5. Усиление корпоративного обучения, актуализация регламентов, должностных инструкций.
6. Улучшение корпоративной культуры, взаимодействие коллег при поиске новых решений и преодолении тупиков.
7. Сформируете ответы на вопрос "для чего?". Акцентируете зависимость сотрудников друг от друга при работе на единый результат.

Предлагаю ограниченную серию этого продукта в количестве 10 штук по 20 тыс. рублей (скидка 10 тысяч).
Т.е. первым десяти заказчикам отгрузим за 20 тыс. рублей.
Кто не решался на большой проект и тем, кто сделал бизнес-модель, но давно не актуализировал - самое время.

Учитывайте не свое действие, а взаимодействие.

Люди воспринимают только то, что касается их лично и не реагируют на изменения, которые происходят в их поле из-за каких-то внешних факторов.

Самый главный параметр для получения результата - это исполнительный (сказано - сделано).
Люди привыкли решать локальные проблемы, потому что просто не способны понимать, что локальные проблемы вызваны системными.
Человек видит маленькие детали и теряет способность осознавать главные задачи.

Запросы по оптимизации и автоматизации процессов часто содержат фразы "сделайте как для тупых" или "сделайте так, чтобы было понятно самому тупому".

Такая оптимизация сопровождается не только упрощением самого процесса, но и ограничением доступа к деятельности коллег.

Руководитель целенаправленно ограничивает "видимость" сотрудника, тем самым стимулируя зашоренность и отсутствие кругозора.
Это ошибка.

Организацию следует рассматривать как большую единую технологическую цепочку.
Слаженная работа технологической цепочки заключается в "соблюдении технологии".

Технология - это ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ правильных процессов.
Для получения наилучшего результата важно создать такие условия, чтобы исполнители знали и видели эту последовательность.

Что надо сделать, чтобы увидеть всю картину целиком? - построить бизнес-модель.
БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ - есть решение, чтобы распутать весь клубок взаимосвязей и сделать так, чтобы сотрудники учитывали не только свои действия, но и ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ.
EfA вам в помощь!

Две задачи, которые мы решаем с помощью описания и автоматизации бизнес-процессов.

Есть разница в том, чтобы метаться по случайным событиям и в том, чтобы управлять потоком событий.
Управление потоком - есть система, которая генерит результат.
Без системы - это хаотичное шараханье в поисках фарта. Подходит больше для подростков.

Эффективность - это количество затрат на количество результатов.
Если много затрат и мало результата, то вы неэффективный и не имеете право на жизнь. В природе не существует организма, который потребляет больше, чем создает.

Есть только две задачи, которые мы решаем с помощью описания и автоматизации бизнес-процессов:
1. Как сделать так, чтобы вы больше зарабатывали?
2. Как сделать так, чтобы вы меньше теряли?
СИСТЕМНО И ЭФФЕКТИВНО.

Описание бизнес-процессов (бизнес-моделирование) готовит организацию к тому, чтобы СИСТЕМНО управлять потоком событий и решать задачи с учетом ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ всех элементов системы.

АВТОМАТИЗАЦИЯ бизнес-процессов позволяет организовать автоматизированные алгоритмы, которые могут обслуживать неограниченное число запросов, 24/7, работать с неограниченной аудиторией и, при этом, с нулевыми расходами.

В итоге, формула "бизнес-моделирование + автоматизация" = наилучший инструментарий сделать бизнес системным и эффективным.

Вы значительно сокращаете затраты и максимально усиливаете результаты.
С такой формулой вы меньше всего теряете и больше всего зарабатываете.

Самые частые и серьезные ошибки, которые допускают компании:
- "бизнес-моделирование без автоматизации";
- "автоматизация без бизнес-моделирования";
- "автоматизация отдельно, бизнес-моделирование отдельно".

Это хаотичное шараханье в поисках фарта.
Такие комбинации не несут за собой ничего, кроме дополнительных потерь времени, денег, места на рынке.

При взаимодействии с EfA вы исключаете возможность неправильных комбинаций и гарантированно получаете наилучшие результаты.
EfA вам в помощь!

Аналитик бизнес-процессов - где взять сотрудника в штат?

Рынок труда, с одной стороны, заполнен множеством вакансий на бизнес-аналитиков, с другой стороны кишит большим выбором резюме.
Но если реально искать специалиста, то вы сталкиваетесь с отсутствием таковых.
У кандидатов, в основном, аттестаты о прохождении курсов с отсутствием экспертизы, кейсов, опыта.
Приняв сотрудника вы сталкиваетесь с еще одной сложностью.
Вы рассчитываете на квалификацию специалиста и сами не знаете как выглядит наилучший результат.
А специалист вроде знает методологию и материал, но получаемые результаты не соответствуют вашим ожиданиям.
Взаимное непонимание и затяжное ожидание друг от друга сопровождает работодателя и бизнес-аналитика.
В итоге, потрачены месяцы на поиски, оценку, адаптацию, потрачены ресурсы, но желаемых результатов нет. И в этом круговороте вы прибегаете к ....

Мы создали для вас услугу "Рекрутинг аналитиков бизнес-процессов".

Обладая сильной экспертизой в этой области и имея в продуктовой линейке обучающий курс, мы с гарантией подберем и обучим для вас специалистов.
Наши бизнес-аналитики имеют не только багаж теоретических знаний.
Процесс обучения сопровождается практическими кейсами, мы привлекаем успешных учащихся к реальным оплачиваемым проектам.
Наши выпускники имеют на руках свой собственный инструментарий для бизнес-моделирования, шаблоны типовых процессов и проверенные практикой технологии.
Вы обращаетесь к нам.
Мы подбираем и готовим для вас специалиста и через 3 месяца вы получаете готового аналитика бизнес-процессов плюс 1 год гарантии.

EfA вам в помощь!

"У вас же есть опыт, порекомендуйте типовые бизнес-процессы для нашей отрасли".

Один мой коллега, бизнес-аналитик Иван Глебов, по этому поводу пошутил:
"Мой личный опыт мне неопровержимо показывает, что обувь должна быть исключительно 45-го размера, потому что обувь 46-го размера болтается на ноге, а обувь 44-го размера жмёт.
Поэтому, я всех приглашаю незамедлительно воспользоваться моим опытом в этой области и повысить эффективность своего посещения обувных магазинов, сразу приобретая обувь исключительно 45-го размера!"

Структуры деятельности различных организаций на верхнем уровне схожи. Процентов на 70.

Например, типовая воронка продаж в услугах:
- просмотры,
- лиды,
- встречи,
- продажи.
Но при этом детализация значительно отличается: технология разработки и публикации контента, или обработки лидов, или проведение встреч, ...

Типовые бизнес-процессы - это не эталон, это образец для дальнейшей проработки, чтобы сэкономить время на старте.

Мы с помощью описания и автоматизации бизнес-процессов решаем только две задачи:
- заказчик должен больше зарабатывать,
- заказчик должен меньше терять.

Для того, чтобы было "больше" или "меньше", надо понимать "как есть сейчас".
Т.е. надо брать именно ВАШИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ, а не прибегать к типовым.
Типовые используем только для того, чтобы сэкономить время при построении каркаса.
Для этой цели мы разработали и продолжаем обогащать типовую бизнес-модель и предоставляем ее бизнес-аналитикам, которые обучаются на курсе.

При заказе проекта - да, мы можем предоставить вам "типовую" модель, но рекомендацию даем следующую:
Детализацию процессов "как должно быть" делаем исходя из текущей ситуации "как есть", чтобы решить две задачи:
- вы больше зарабатываете,
- вы меньше теряете.

EfA вам в помощь!

Алгоритм эффективней, чем человек.

Человек в 1000 раз умней алгоритма.
Человек может делать тысячи вещей, а алгоритм способен делать лишь ограниченное число простых действий.
Почему же алгоритм все же эффективней?

Причина в том, что, хотя алгоритм и делает только простые действия, но при этом он может обслуживать неограниченное число запросов, 24/7, и ничего особенного не просит.
Алгоритм может работать с аудиторией из 100 человек, из 1000, из 100 тыс, ....

Современный бизнес отличается тем, что он использует для роста автоматизированные алгоритмы.
Вы думаете, что конкурируете с другими бизнесами? - Нет. Вы конкурируете с алгоритмами.
Выполняя бизнес-процессы вручную вы загоняете свой бизнес в тупик.
Если вы хотите расти, вам придется учиться настраивать автоматизированные алгоритмы.

Выберите трудоемкий бизнес-процесс, сделайте нам запрос на описание и автоматизацию, оцените трудозатраты и рассчитайте окупаемость.
EfA вам в помощь!

Навык внедрения изменений.

Есть пять элементов, которые необходимо реализовать для организации человеческой деятельности:

- мотивация,
- знания,
- навыки,
- ресурсы,
- план.

Если нет мотивации, то ничего не выполнит.
Если нет знаний, то выполнит, но не то.
Если нет навыков, то выполнит, но не так.
Если нет ресурсов, то ничего не будет получаться.
Если нет плана, то будет делать, но беспорядочно.

При недостаточности одного из этих элементов конечный результат резко падает.
Изменения в деятельность организации внедряются регулярно и поддержка элементов требует периодического системного улучшения.

Поэтому, очень важен КОРПОРАТИВНЫЙ НАВЫК внедрения изменений, системной поддержки, улучшения деятельности.

Инструментарием для комплексного решения этого вопроса является БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ.

КОРПОРАТИВНЫЙ НАВЫК БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЯ позволит с минимальными ресурсами получать наилучшие результаты.

С помощью имеющихся внутренних ресурсов вы сумеете системно на регулярной основе:
- проектировать деятельность,
- выявлять узкие места,
- формировать и актуализировать регламенты,
- формировать тесты для проверки знаний,
- системно обучать сотрудников при внедрении изменений с минимальными трудозатратами,
- готовить процессы к автоматизации и эффективно их автоматизировать.

Курс по бизнес-моделированию для управленцев (https://efa.systems/training_course) вам в помощь!

Как получить наилучший результат бизнес-процесса?

Какие бы усилия вы не предпринимали, вы не можете гарантировать исход.
Невозможно управлять будущим результатом, управлять можно только своими действиями.
Своими действиями вы можете только повышать шансы благоприятного результата.

Результат - это правильные действия, помноженные на шансы.

Действиями надо управлять так, чтобы при наступлении неблагоприятного события иметь минимальный ущерб и максимальный выигрыш.

Единственный способ использовать шансы в свою пользу - это СТАБИЛЬНЫЙ СТАНДАРТНЫЙ ПРОЦЕСС.

Когда у нас высокие шансы благоприятного результата:

- чем проще решение;
- чем короче время выполнения;
- чем понятнее решение;
- чем меньше задача.

Максимальные шансы благоприятного результата всегда имеют простые, понятные, короткие, маленькие задачи.
Сделайте бизнес-процесс стабильным, простым, коротким, понятным, состоящим из маленьких действий.

Там, где действия большие и сложные - автоматизировать.

При эксплуатации самая важная процедура, которую следует организовать для получения наилучшего результата - это накапливать опыт.

Хорошее решение - это результат опыта.
Опыт - это результат плохих решений.

Создайте библиотеку, базу знаний опыта, плохих и хороших результатов прошлого.
Периодически оптимизируйте бизнес-процессы с помощью базы знаний.

Итого, для получения наилучших результатов необходимо:

- стабилизировать (стандартизировать),
- упрощать,
- сокращать время выполнения,
- обеспечивать понятность и наглядность,
- уменьшать действия,
- накапливать опыт.

EfA вам в помощь!

Выделение "узких мест" в системе

Узкое место - это ответ на вопрос "что мне надо изменить немедленно?".
Засоренный шланг будет течь с напором, где Уже всего. Расчищая не в самом узком месте напор не изменится.
Производительность любой системы зависит от производительности самого узкого звена.

Расчищая не в том месте вы затрачиваете ресурсы вхолостую - работу проделали, а результат не получили, роста нет.
Поскольку результата нет - вы думаете, что мало работаете вместо того, чтобы спросить себя - а то ли мы делаем?
В итоге, начинаете обвинять методологию, бестолковых экспертов, ищете "более эффективные" решения, копая не там.

Это ситуация в 99% организациях.

Организация - это сложная система.
Найти самое узкое место - не "бином Ньютона", но надо знать, уметь видеть всю систему целиком. Тогда сумеете правильно ответить на вопрос "что мне надо изменить немедленно?".

БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ помогает найти ответ .
Бизнес-моделирование позволяет увидеть организацию как единую технологическую цепочку, оценить сильные и слабые стороны, чтобы расставить приоритеты для дальнейшей проработки.

Что нужно для организации деятельности?

Для организации человеческой деятельности есть пять элементов, которые необходимо реализовать для сотрудников и на чем следует непрерывно держать фокус:
- мотивация,
- знания,
- навыки,
- ресурсы,
- план.

Если нет мотивации, то ничего не выполнит.
Если нет знаний, то выполнит, но не то.
Если нет навыков, то выполнит, но не так.
Если нет ресурсов, то ничего не будет получаться.
Если нет плана, то будет делать, но беспорядочно.

При просирании одного из этих элементов конечный результат резко падает.
Что надо сделать? - Надо понять, что больше проседает и на него направить свой фокус.
Инструментарий для комплексного проектирования, выявления и снижения рисков - БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ.
Позволяет определить системные проблемы и ответить на вопрос "что именно надо изменить немедленно?".
С помощью бизнес-моделирования вы повысите уровень организации каждого из этих элементов и определите самый слабый.
А АВТОМАТИЗАЦИЯ позволит сделать качественный рывок.

EfA вам в помощь.

Как решается задача с минимизацией трудозатрат?

Начните задавать себе вопрос "Что мне надо изменить немедленно?".
Если вы цените время, то в вариантах ответов будут ТРУДОЕМКИЕ ОПЕРАЦИИ.
Выявить трудоемкие операции позволит БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ.
А АВТОМАТИЗАЦИЯ позволит извлечь максимум потенциала роста - производить бОльшее количество результата за меньшее количество энергии.
Направьте фокус на автоматизацию трудоемких операций.

Следует учесть 2 фактора:
1. Правила, по которым выполняется операция должны быть очевидны и стандартны.
2. Данные, которые обрабатываются должны быть читабельны и структурно организованы (откуда получаем, как обрабатываем, куда передаем).

При наличии этих условий вы получите максимальный выигрыш:
- стоимость выполнения будет стремиться к нулю;
- качество будет сохраняться при многократном повторении;
- будет доступно максимальное масштабирование автоматизированных действий.

EfA вам в помощь

Как разграничить ответственность по выполняемому функционалу?

Непонимание кто отвечает за процесс возникает из двух признаков:
1. Отсутствие ответственности.
2. Дублирование ответственности.

Формализовать ответственность на уровне должностных инструкций и понимания сотрудников помогает бизнес-моделирование.
А автоматизация помогает обеспечить условия, при которых максимально снижаются риски безответственности.
Как с помощью автоматизации разграничить ответственность? - Разграничить права доступа по выполняемому функционалу.

Используйте инструменты с самой гибкой настройкой.
Условие 1: выполняемый функционал должен быть сформирован в виде процесса в IT-системе.
Условия 2: должна быть возможность предоставить сотруднику доступ к процессу.
Условие 3: должна быть возможность предоставить сотруднику доступ к выполняемым операциям внутри процесса.

Если у меня, как у сотрудника, есть доступ только к моим операциям и это сопровождается инструкциями, то я "на рельсах" и могу уверенно разгоняться.
Такую возможность предоставляет система для автоматизации бизнес-процессов EfA:
- Простая и понятная визуализация автоматизированного процесса в виде канбан-доски.
- Очень гибкая многоуровневая настройка прав доступа к функционалу (процессы, операции в процессах, отдельные элементы внутри операций).
- Индивидуальная настройка элементов на рабочем месте/экране для каждой операции.
- Автоматизация алгоритмов внутри рабочего места/экрана для каждой операции.
В итоге вы создаете такие условия, в которых понятен функционал, инструкции всегда на расстоянии вытянутой руки, невозможно сделать не свое и неправильно, а автоматизированные алгоритмы выполняют рутину.

EfA вам в помощь!
Обращайтесь, настроим

Расчет сметы и бюджета проекта - процесс, который регулярно встречается по запросу на автоматизацию.

Excel и Google tab - самые распространенные инструменты для расчета смет.
Положительный момент этих инструментов - универсальность и простота.
Негативный момент - при увеличении количества пользователей резко вырастают риски ошибок, начинаются проблемы с правами доступа, много рутины.
Упускаются детали, не учитываются параметры проектов, завышаются или занижаются объемы работ, появляются ошибки в формулах, ...
Все это влечет потерю времени, энергии, внимания.
Мы сделали готовое автоматизированное решение.
Процесс имеет 4 шага, позволяет гибко настроить необходимые параметры, права доступа, детализировать и планировать работы и материалы в различных интервалах.
Обеспечивает соблюдение стандартов, норм, объемов, сроков, учет хронологии выполнения процесса.
Снижайте риски ошибок с помощью автоматизированных алгоритмов. EfA вам в помощь!
Для презентации оставляйте заявки

Автоматизированные алгоритмы настраиваются для оптимизации:
- времени,
- энергии,
- внимания.

Если для того, чтобы узнать кто когда что делал, где и как, сколько на это время потратил и что произвел, надо кого-то спросить - это контроль.

А если данные фиксируются автоматически и предоставляются управленцу в нужном виде в нужное время и для этого не надо никого спрашивать, то это мониторинг.

Автоматизированный мониторинг операционки обеспечивает минимум затраченной энергии, времени, правильный акцент внимания.

Управление переходит на совершенно новый, продвинутый уровень.

Хотите увидеть срез по процессу, сколько раз запускался, кем, сколько времени и денег было потрачено на выполнение, какая информация и как была обработана, ... - есть отчет!
Хотите увидеть срез по документу, в каких процессах участвовал, кем был обработан, сколько времени на каждом этапе формирования было потрачено, ... - есть отчет!
Хотите увидеть срез по сотруднику, сколько времени было затрачено на выполнение того или иного процесса, какие данные обработал, когда и кому передал, ... - есть отчет!
Хотите увидеть отчеты по проекту, товару, объекту, приходу, ... - есть отчет!
Хотите понять где больше всего теряем и где больше всего приобретаем в операционке - есть отчет!

Как сформировать автоматизированный мониторинг операционки?
В EfA есть готовое решение, которое собирает все возможные взаимосвязи по бизнес-архитектуре и выдает в виде отчета по различным срезам.
Проводите глубокую аналитику, принимайте правильные решения.

EfA вам в помощь!
Обращайтесь, настроим.

Коммуникации с контрагентами (закупки, продажи, претензионная работа) - это повышенная ответственность и дополнительные возможности обогатиться нечестным путем.

Взять под прицельный контроль взаимодействие с контрагентами - ключевая задача любого управленца.
У меня есть немало примеров, когда менеджеры по продажам воровали клиентов (сливали на сторону), а закупщики химичили с ценами.
Есть примеры, когда бизнесы закрывались благодаря таким утечкам.
При обработке претензий от клиентов формируется репутационный фон компании - один из самых главных нематериальных активов бизнеса.
Низкое качество претензионной работы приводит к "преждевременному старению и смерти" в стратегической перспективе.
Коммуникации с контрагентами - это процессы, информация в которых, обычно, обрабатывается на внешних ресурсах (мейлы, мессенджеры).
Они мало автоматизированы и нет контроля коммуникаций.
Отсюда высокие риски.
Мы сделали готовое автоматизированное решение, которое стандартизирует алгоритм взаимодействия и сохраняет хронологию коммуникаций с контрагентами.
Процесс гарантирует порядок и предсказуемость развития событий.
А интеграция с telegram позволяет работать в месенжере, при этом вся аналитика попадает в систему и позволяет формировать нужные отчеты.
Вы думаете, что конкурируете с другими бизнесами? - Не стройте иллюзии. Вы конкурируете с алгоритмами.
Выполняя бизнес-процессы вручную вы загоняете свой бизнес в тупик.

Выбирайте автоматизированные решения.
EfA вам в помощь.

Что надо делать, и – что не надо делать. Как находим ответы?

С помощью автоматизированных алгоритмов можно экономить время, энергию, сохранять положительные эмоции и накапливать бесценный опыт.
Мы сделали процесс "Принятие решений", в котором решения принимаются коллективно по заранее подготовленному маршруту.
Это помогает собрать структурно нужную информацию от коллег, избежать дополнительных совещаний.
На каждом шаге процесса вы выбираете тип решаемой задачи.
На первом шаге - это выбор между "простая ситуация", "повторяющаяся ситуация", "сложная уникальная ситуация".
На втором шаге - "важная" или "неважная".
Если "сложная уникальная задача", то решение идет по особому маршруту, который помогает расписать подробнее нюансы, выявить возможные сценарии развития, исключить худшие.
Принятые решения сохраняются в отдельном реестре и являют собой ОПЫТ.
В дальнейшем, при накопленном опыте, сотрудники могут находить готовые решения и результаты, которые были получены на основании этих решений.
С помощью автоматизированного алгоритма решения принимаются конструктивно, без негативных эмоций, без спешки.
Экономятся время, энергия. Накапливается опыт в виде базы знаний.

Какую информацию надо проработать при описании бизнес-процессов?

Время, проведенное с заказчиком - невосполнимо. Поэтому, для аналитика сбор данных - самый важный этап бизнес-моделирования.
В зависимости от того, какого качества данные на входе сумеем собрать зависит результат всего проекта.
На что стоит обращать повышенное внимание, так это на риски, проблематику. Что мешает достижению целей по запросу заказчика?
При проработке рисков выигрышнее брать интервью у бОльшего количества респондентов, чтобы собрать больше мнений.
Отдельный фокус идет на проработку рутины, где есть возможность автоматизации алгоритмов.
Поэтому для описания процессов перед встречей с аналитиками подготовьте список проблем, которые хотелось бы устранить.
Бизнес-модель позволяет увидеть компанию как одну большую технологическую цепочку, определить системные проблемы и способы их решения.
Конечно, мы находим. Мы всегда находим, что ищем.
Вы направите усилия в одну единственную точку и начнете получать результаты.
А еще у вас на руках будут технологии, которые помогут понимать, что надо делать и что не надо делать.

В чем системная проблема?

Понимаете? Не локальная, а системная?
У вас есть все эти чек-листы, пошаговые планы, маршрутные карты, ...
Все пробуете, следуете рекомендациям, находите решения, оптимизируете, автоматизируете, внедряете, ...
А затем пытаетесь ответить на вопрос "Почему мы знаем много, делаем много, но результата нет? Что не так?".
Вы понимаете, что есть еще что-то. То, что ранее не учитывали.
И начинаете опять искать то, что еще не можете сформулировать. Вы ищете причины.
Один из наиболее частых терминов, который я слышу от заказчиков - это "постоянное тушение пожаров".
"Пожар" - это локальная проблема.
"Регулярные возгорания" - это системная проблема.
Проблема в том, что люди привыкли решать локальные проблемы, потому что в рутине не способны понимать, что локальные проблемы вызваны системными.
Человек воспринимает только то, что касается его лично. Шоры надеты абсолютно надежно.
И продолжает тратить деньги, время, силы на то, чтобы опять оказаться в неопределенности:
"давайте такой процесс автоматизируем!", "давайте такую crm внедрим!", ...
Чтобы снять шоры и выявить системные проблемы надо принять факт, что нет готового решения, нет готового чек-листа, дорожной карты, ....
Надо научиться видеть целиком всю картину и научиться ее корректировать.
Надо научиться видеть все "пожары" и очаги "регулярных возгораний" как на карте.
Тогда эта карта даст вам подсказки, укажет где какие ловушки и позволит выявить "причины возгорания".
"Причины регулярных возгораний" - это и есть "системные проблемы".
А научившись решать системные проблемы, вы будете тратить минимум денег, времени и сил, получая при этом максимальный результат.
Построением таких карт занимаемся мы. С помощью бизнес-моделирования.
Бизнес-модель позволит вам выявлять и решать системные проблемы, запустить процессы непрерывного улучшения и роста.

Пригласите нас для описания бизнес-процессов и приобретите курс по бизнес-моделированию для управленцев.
Готовая профессиональная бизнес-модель плюс корпоративный навык для поддержания актуальности - это лучшее решение для выявления и устранения системных проблем.

В каких процессах больше всего потерь?

Вы задаете себе вопрос "что мне надо изменить немедленно?".
Тестируете, пробуете, меняете, делаете множество попыток, затрачиваете время на эксперименты.
Иногда садитесь на жопу (со всеми бывает).
Но гарантий никогда нет, есть только неопределенность.
Чтобы понять, что надо делать и что не надо делать, мы должны проникать в суть вещей очень глубоко.
Когда задаете вопросы про бизнес-процессы, значит надо копать глубоко в процессах.
Ответ вы найдете с помощью бизнес-моделирования.
Есть готовые технологии, не надо изобретать велосипед.
Модель поможет провести глубокую аналитику и понять, на что направить свой фокус.
Таким образом, вы сделаете умные усилия и сэкономите сотни или тысячи попыток.
Как вы узнаете, что нашли ответ? - Вы направите усилия в одну единственную точку и начнете получать результаты.
А еще у вас на руках будут технологии, которые помогут понимать, что надо делать и что не надо делать.
Бизнес-моделирование вам в помощь!

Компания постоянно меняется. Как понять какую модель сделать?

Есть такое понятие "фокус", "фокусировка". Это когда вы делаете только то, что надо.
Если нет фокуса, то выполняются хаотичные метания и видимость, что "компания постоянно меняется".
Но в реальности вы бегаете по кругу, делая одно и тоже.
В погоне за развитием вы усложняете, когда работает только то, что просто.
Спешите и переключаете задачи для того, чтобы сильнее задолбаться.
У вас не получается автоматизировать, поэтому вы выполняете бизнес-процессы вручную.
В итоге вы уверены, что "компания постоянно меняется" и это сопровождается ощущением бессмысленности бизнес-моделирования.
Но на самом деле у вас просто отсутствует фокус.
Для настройки фокуса пригласите бизнес-аналитика.
Внешний эксперт по бизнес-моделированию поможет вам найти скрытые объекты в этом лабиринте непонимания бизнес-процессов.
Ваша компания ~ на 80% имееет стабильную структуру.
Все ваши "постоянно меняющиеся" сюжеты мы сведем в один поток.
А вы обретете новые ценности, мотивации.
А потом удивитесь, "как это ранее мы не видели столь очевидного?!".

Инструкции и тесты для обучения сотрудников - делать самостоятельно или с помощью приглашенных экспертов?

Обученные специалисты - ценнейший ресурс компании.
Количество изменений и турбулентности, которые нас сопровождает и мы сами внедряем в современных реалиях зашкаливает все возможные пределы.
Но что мы имеем в области обучения специалистов?
Когда я захожу в новый проект и беру интервью у сотрудников, вижу, что большинство не имеют ни целей, ни приоритетов, ни фокуса, а только хаотические желания и метания, пытаются делать кучу дел, веря, что это приведет к результату.
А руководство думает, что мы мало работаем, вместо того, чтобы спросить себя - а то ли мы делаем?
Скорость обучения и введения в должность специалистов - критерий, который не учитывается в 99% компаний.
Самое распространенный вид корпоративного обучения - наставничество без качественных обучающих материалов и без автоматизированной проверки знаний.
Причина - неумение самостоятельно, на корпоративном уровне формировать обучающие материалы и автоматизировать обучение.
Последствия - ощущение задолбанности, бессмысленности, обитание в "дне сурка".
Бизнес-моделирование устраняет эту проблему.
Бизнес-модель формирует систему корпоративного обучения, помогает извлекать совместный опыт, тестировать реальность.
Внешние эксперты построят вам бизнес-модель. Но для поддержания актуальности бизнес-модели одновременно с изменениями необходим корпоративный навык.
Корпоративный навык бизнес-моделирования фокусирует внутренние ресурсы компании на быстром, качественном, автоматизированном обучении специалистов.
В итоге, у вас нет проблем с знаниями и дисциплиной.

Курс по бизнес-моделированию для управленцев (https://efa.systems/training_course) вам в помощь!

Для чего вы сделали обучающий курс по бизнес-моделированию для управленцев?

Обучающий курс я сделал для себя. Это мой путь. Я знаю куда я иду. Важно просто идти.
Мой путь содержит опыт в виде технологий, готовых шаблонов, моделей. Я делюсь опытом. Этот опыт позволяет идти рядом вам.
У вас свой путь, отличный от моего, но вы обретаете на своем пути еще и мой опыт, знания, технологии.
И вы будете идти в этом направлении рядом со мной по одной простой причине - потому что "я иду".
Используя мой опыт, знания и технологии у вас появляется уникальная возможность "не бросать".
Если вы не бросаете, то рано или поздно вы достигаете своих целей, потом ставите новые цели и снова их достигаете.

Как получить наилучший результат от автоматизации бизнес-процесса?

80% проектов по автоматизации процессов заканчиваются неудачей.
По статистике, у вас 8 попыток из десяти будет неуспешной.

Есть две проблемы:
1. Вы не можете сформулировать желаемый результат.
2. Вы выбираете сложные решения.

Для начала сформулируйте желаемый результат.
Результат - это когда вы начинаете эксплуатировать и извлекать пользу. Здесь и сейчас, а не "чуть раньше, чем умрете от старости".

Если желаемый результат сформулирован, то зафиксируйте правило: работает только то, что просто.

Просто - это когда три шага:
- разработка регламентов,
- настройка алгоритмов,
- настройка интерфейсов.

Три простых шага, после которых получаем желаемый результат. Здесь и сейчас.
Если из трех шагов желаемый результат невозможен, то надо еще упрощать, разбить на более простые результаты.
Упрощайте до тех пор, пока здесь и сейчас не сможете внедрить в эксплуатацию и начать извлекать пользу.
Не попадайтесь в ловушку сложных решений. Упрощайте, господа! Упрощайте!

Очень непросто в организациях внедряется система целей.

Я говорю именно про цели. Цель - это "хотеть большего", а не система мониторинга.

Мы хотим, чтобы сотрудники хотели большего.
Чтобы хотеть большего, хотеть новизны, роста - нужны амбиции.
Амбиция возникает, когда у человека недостаточно опыта, хочет получить больше, но не может.
Все мы периодически попадаем в такую ситуацию, когда хотим получить что-то, но не можем.
Это препятствие, это то, что стоит между нами и нашим желанием.
Преодоление препятствий - это ключевая задача, которую мы решаем чтобы достигать целей.
На преодоление препятствий есть эмоциональная реакция (замирание, бегство, агрессия) и есть конструктивная реакция (попытка понять, найти обход, решить проблему).
Конструктивным реакциям надо учить. А амбиции надо иметь.

Поэтому на достижение целей работает два фактора:
1. Наличие амбиций.
2. Умение конструктивно преодолевать препятствия.

Наличие амбиций на корпоративном уровне решается с помощью кадровой политики.
Тот, кто не имеет амбиций всегда рассуждает об ограниченных ресурсах и боится облажаться.
Нельзя допускать на руководящие должности людей без амбиций.
Руководящие должности могут занимать только те, кто ИМЕЕТ амбиции и УМЕЕТ преодолевать препятствия.

Чтобы преодолевать препятствия, нужно уметь их проектировать.
Именно эту функцию выполняет БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ.
Бизнес-моделирование - это инструмент для преодолевания препятствий на корпоративном уровне.
Наличие сформулированных процессов объединяет коллег в поиске обхода тупиков и решении проблем.
Бизнес-модель формирует систему, которая помогает извлекать совместный опыт, тестировать реальность, уметь учиться, никогда не бросать до достижения целей.

На сколько вы достигаете корпоративных целей?
И используете ли вы бизнес-моделирование?
Выбор всегда за вами.

Ребенок не работает ради результата, его влечет интерес.

Когда мы получаем радость от процесса, мы можем делать его долго и не уставать, а все препятствия превращаются в увлекательные головоломки.
Мы чувствуем, что для нас нет препятствий.
Когда мы получаем радость от процесса, то нам не нужно заставлять себя делать это, потому что нет необходимости прилагать усилия получать наслаждения.
Поэтому у нас нет проблемы с дисциплиной и фокусом.
Когда мы делаем дело долго и с радостью, мы проникаем в неизведанное и получаем выдающийся результат.
В бизнесе люди работают ради результата, но при организации процессов мы не задумываемся про интерес.
Многие интерес путают с конкуренцией.
И конкуренцию противопоставляют сотрудничеству. Т.е. "конкуренция" конкурирует с "сотрудничеством".
На самом деле нам надо научиться превращать конкуренцию в сотрудничество.
Остается только понять, как это организовать, что и как делать? Как и куда вовлекать сотрудников, с чего начинать?
Да, сотрудники конкурируют друг с другом. Причем не только с людьми, но и с алгоритмами.
В тоже время, вы хотите чтобы ваши сотрудники научились решать проблемы, привлекать людей, управлять алгоритмами.
И делали все это с интересом )
Проработайте этот аспект в процессной бизнес-модели. Оцените каждую операцию с точки зрения интереса выполнения. Чтобы был кайф и не было ощущения задолбанности.
Сотрудник может задать себе вопрос: "Как бы этот процесс выполнялся, если бы он был мне интересен?".
Попробуйте, результаты могут вас удивить)

Деньги - это универсальный ресурс.

В деньгах можно выразить множество качеств и сущностей.

Например:
Инвестиция - это надежда, выраженная в деньгах.
Сбережения - это дисциплина, выраженная в деньгах.
Кредит - это нетерпение, выраженное в деньгах.
Кризис - это переоценка, выраженная в деньгах.
Экономия - это мудрость, выраженная в деньгах.
Щедрость - это любовь, выраженная в деньгах.

А какое свое качество вы выражаете в деньгах при взаимодействии с нами?
В каком состоянии вы пребываете, когда прибегаете к бизнес-моделированию и автоматизации бизнеса?
Отчаяние? - Нет.
Оптимизм? - Смешно))
Решительность? - Опять не туда))

Это зрелость, господа. Это ЗРЕЛОСТЬ.

Бизнес-моделирование и автоматизация процессов - это зрелось, выраженная в деньгах.
К бизнес-моделированию приходят не от тревожности или уверенности. Это достижение определенного жизненного и управленческого опыта.
Когда у вас за плечами уже есть багаж неудачных попыток и вы знаете, что отсутствие системы загонит бизнес в тупик, а наличие бизнес-модели откроет новые возможности будущего.

Успехов, друзья!

Что даст вам обучающий курс по бизнес-моделированию для управленцев:

1. Никогда не бросать настройку и оптимизацию бизнес-процессов.
2. Процедуры улучшения и развития бизнеса будут системными, регулярными.
3. Начнете на легком уровне и будете постепенно усложнять и расти.
4. Вы не будете никуда спешить, т.к. сфокусируетесь на самых важных процессах, которые приносят больше всего прибыли.
5. Научитесь учиться. Систематизируете корпоративное обучение.
6. Сотрудники всегда будут иметь подсказки по бизнес-процессам в нужное время и в нужном месте.
7. Запустите и систематизируете исследования и оценку бизнеса внутренними ресурсами.
8. Утвердите правило, что если проблема не решается, значит что-то не нашли и не освоили, надо искать.
9. Тупиков не бывает.
10. Обращаться к коллегам, чтобы увидеть, как еще можно.
11. Все, кто участвует в бизнес-процессе работают на единый результат и все зависят друг от друга.
12. Бизнес-процессы учат как создаются продукты, как взаимодействуют коллеги.
13. Понимание, что у всех равные возможности.
14. Бизнес-модель - это окно в будущее. Кто не имеет бизнес-модели не может понять многое.
15. Бизнес-модель - это новая среда общения, роста, обучения.
16. Бизнес-модель является более эффективным педагогом и наставником, чем человек.

"...Перестав видеть за деревьями лес, ученые перешли к изучению отдельных листьев.
Массово пожелтела и осыпалась листва.
Причиной может быть отсутствие воды, может быть наступила зима, может быть подул сильный ветер...
Ни одна из этих гипотез не рассматривается в принципе, потому что система управления не способна к обобщению.
Они бегают по лесу с тюбиками клея пва и пытаются приклеить каждый листик отдельно.
Очень искренне, очень старательно, очень трудолюбиво..."

Это отсутствие системности. Оно переходит в полное отсутствие кругозора.
Это общая беда, это общая фундаментальная управленческая проблема.

Существуют общие проблемы, которые нужно решать общими мероприятиями, а не решая каждую проблему поодиночке.
Такие проблемы называются "системными проблемами".

Но люди привыкли решать локальные проблемы, потому что просто не способны понимать, что локальные проблемы вызваны системными.
Человек воспринимает только то, что касается его лично. Шоры надеты абсолютно надежно.
Человек видит только в рамках своих процессов, а не в рамках всей системы бизнес-процессов.

По двум причинам:
- нет бизнес-модели, которая позволила бы увидеть всю картину целиком,
- нет мотивации видеть.

Для того, чтобы решать системные проблемы постройте архитектуру бизнес-процессов своей организации.
Вы их, как минимум, зафиксируете, распутаете клубок взаимосвязей. Увидите всю картину целиком.
А далее, возможно, решите.

Мы открыты для консультаций.

Внимание, вера и доверие клиента - самые ценные ресурсы компании.

Привлечение внимание клиента - это маркетинг.

Уметь сделать так, чтобы клиент нам поверил и купил - это продажа.

Сделать так, чтобы клиент нам доверял - это качественная поставка.

Маркетинг, продажа и поставка - это элементы основного процесса для любого бизнеса.

Внимание, вера и доверие - самые ценные ресурсы.

Внимание - это самый труднодобываемый ресурс.

Технологии перестали быть самым ценным ресурсом. Технологии доступны.
Вы можете построить любой автоматизированный алгоритм. Для этого вам не надо ничего изобретать, достаточно обратиться к специалистам (например, к нам).
В процессах, где часто возникают ошибки, где есть спешка, где вы теряете много времени и энергии, все что утомляет вас и приносит вам сожаление - вся эта рутина более не является проблемой.
Эти вопросы решаются с помощью автоматизированных алгоритмов (которые мы умеем настраивать).

Автоматизация бизнес-процессов - это уже само по себе стандартизированные, отработанные технологии. Это не творчество.

Творчеством является привлечение и удержание внимания клиентов.

Мы живем в эпоху экономики внимания. Внимание - это самая дорогая валюта.

Над чем действительно надо работать - процедура создания и привлечения внимания, системное созидание творчества.

То, что я наблюдаю - лидерами ниш являются компании, которые умеют системно, регулярно создавать интересный контент, с помощью которого привлекают и удерживают внимание своей аудитории.

Те, кто не творит - совершают бесконечные попытки подражания, выдают низкое качество, делают поверхностно и банально.

В конечном итоге накопленная усталость, напряжение, закрытие проектов.

Хотите настроить правильно алгоритмы и сфокусироваться на самом важном? - Бизнес-моделирование и автоматизация вам в помощь!

Пять уровней управления поведенческими факторами:

1. Люди покупают ваши товары/услуги.
2. Люди за вас голосуют.
3. Люди готовы убивать других ради вас.
4. Люди готовы убивать себя ради вас.
5. Люди безусловно и иррационально любят вас и отдают вам свое время, жизнь, имущество.

Предприниматели находятся на самом первом, примитивном уровне.
Пятый уровень - уровень пророков.

Есть к чему стремиться.

За счет чего прокачивается уровень управления:
1. Умение выстраивать свою систему взаимодействия людей.
2. Умение создавать и доносить контент на широкие массы.
3. Умение встраиваться в другие системы взаимодействия людей, выстраивать отношения с более сильными и влиятельными.

Для построения своей системы необходимо:
1. Уметь формулировать правила и ценности.
2. Уметь доносить правила и ценности до людей.
3. Создавать условия для соблюдения правил и ценностей.

Огромный шаг для создания своей системы вам позволит сделать бизнес-моделирование.
С помощью бизнес-моделирования вы сформулируете свою систему правил и ценностей, сумеете донести ее до пользователей и заложите фундамент для создания правильной инфраструктуры.

Инфраструктура, т.е. условия взаимодействия людей, содержит три элемента:
1. Среда, где обрабатываются материальные потоки (офисы, склады, стеллажи, полки, ячейки, ...).
2. Среда, где обрабатываются информационные потоки (структура IT-систем, мессенджеры, email-ы, ...).
3. Система правил, стандартов, регламентов (описание алгоритмов, условий обработки информационных и материальных потоков).

Выстроить взаимосвязи этих трех элементов возможно только с помощью бизнес-моделирования.
Без бизнес-модели вы не выстроите работающую систему стандартов, не сможете оперативно собирать управленческие данные, не устраните конфликты.
Решение одно - бизнес-моделирование.

Сделайте шаг в сторону бизнес-моделирования, это будет правильно

Про дерево целей.

"Тетенька, дайте попить, а то так есть хочется, что переночевать негде!" (из к/ф "Ликвидация").

Что является фокусом нашего плана?

Люди думают, что план - это набор задач. Это ошибка.

Путь стоит измерять не в задачах, а в препятствиях. Тогда планирование превращается в инструмент "НЕ БРОСАТЬ!".

Правильная цель - это не то, к чему мы стремимся, а то, что не дает нам бросить.

Неопределенность встречает нас в 99 случаев из 100, поэтому в 99 случаев из 100 мы проваливаем планы. Там, где царит непредсказуемость, обычные подходы в планировании тупо не работают.

Мы исполняем только те планы, где мы просто сдохнем, если не исполним намеченного.

Система целей должна содержать:
- цели,
- показатели,
- факторы,
- действия.

Планы следует "спускать сверху".

Руководители подразделений продумывают препятствия (факторы) и действия, которые необходимо предпринять при встрече с препятствием.

Тогда планирование превращается в инструмент "НЕ БРОСАТЬ!".

Хотите сформировать правильное дерево целей, отладить процессы планирования и отчетности?
Запишитесь на консультацию.

Как обеспечить правильное выполнение работ?

Правильно и надежно работает то, что просто и автоматизировано.

Простые автоматизированные алгоритмы - это то, что отличает современный растущий бизнес и побеждает конкурентов.

Вы конкурируете не с бизнесами, вы конкурируете с алгоритмами.
Хотите обеспечить правильное выполнение работ? - Научитесь настраивать автоматизированные алгоритмы.

А перед этим настройте систему управления - процессы планирования и отчетности.

А перед этим сформируйте понимание системы, как это работает сейчас и что именно нужно изменить.

Понимаете цепочку?
1. Я вижу то, что происходит сейчас и отмечаю триггеры для улучшения.
2. Я формулирую "как должно быть" в тех процессах, которые принесут мне больше прибыли "здесь и сейчас".
3. Я настраиваю автоматизированные алгоритмы.

Используйте эту цепочку с помощью бизнес-моделирования.

Обеспечите:
- настройку всей системы,
- знание у сотрудников,
- лучшее качество с минимальной себестоимостью.

Наша команда вам в помощь!

Стандартизируйте документы с типом "задание"

В списке документов большую долю занимают документы с типом "задание".
(Не путать с "заявками").

Например, задание на закупку, задание на оплату, задание на доработку, задание на комплектацию, задание на разработку ...

"Задание" отличается от "заявки" тем, что оно не обсуждается, его надо принять и выполнить.
"Заявку" можно развернуть, отказать, а "задание" не развернешь.

Например, может быть "заявка на оплату", а может быть "задание на оплату".

Информация, которая должна содержаться в задании:
- предпосылки,
- требуемые действия,
- сроки,
- желаемый результат.

Нюансы, которые должны содержаться в стандарте конкретного типа задания пусть сформулируют получатели.

Например, если закупщик получает по процессу "задание на закупку", то форму стандарта "задание на закупку" пусть придумает закупщик.

Стандартизируйте документы с типом "задание" и создайте такие условия, чтобы стандарты соблюдались.

Это минимизирует риски человеческого фактора, усилит и упростит взаимодействие.

Наша команда вам в помощь!
Курс по бизнес-моделированию для самостоятельного построения системы:
https://efa.systems/training_course

Как усилить власть в организации?

Управленец имеет в своем арсенале различные способы для укрепления власти.

Бизнес-моделирование помогает решить в этом вопросе следующие задачи:

1. Обеспечить регулярность в управлении.
Процессы планирования и отчетности должны быть системными, выполняться на регулярной основе по понятным стандартам.

2. Сформировать понимание зоны ответственности у каждого сотрудника.
За какие процессы отвечаю. В каких проектах участвую. Какие цели необходимо достигнуть.

3. Сформировать простую и понятную систему мотивации.
У каждого должно быть четкое понимание за что он получает деньги, кто ему платит деньги, по каким формулам начисляется з/п.

4. Сформировать собственную идеологию организации.
Для чего работает организация. Чем мы отличаемся от других. Стержневые принципы.

Наша команда вам в помощь!
Курс по бизнес-моделированию:
https://efa.systems/training_course

Как оценить правильность бизнес-процесса?
---
Суфийская притча
Как-то раз отец со своим сыном и осликом в полуденную жару путешествовал по пыльным улицам города. Отец сидел верхом на осле, а сын вел его за уздечку.
– Бедный мальчик, – сказал прохожий, – его маленькие ножки едва поспевают за ослом. Как ты можешь лениво восседать на осле, когда видишь, что мальчишка совсем выбился из сил?
Отец принял его слова близко к сердцу. Когда они завернули за угол, он слез с осла и велел сыну сесть на него.
Очень скоро повстречался им другой человек.
Громким голосом он сказал:
– Как не стыдно! Малый сидит верхом на ослике, как султан, а его бедный старый отец бежит следом.
Мальчик очень огорчился от этих слов и попросил отца сесть на ослика позади него.
– Люди добрые, видали вы где-либо подобное? – заголосила женщина под чадрой. – Так мучить животное! У бедного ослика уже провис хребет, а старый и молодой бездельники восседают на нем, будто он диван, о несчастное существо!
Не говоря ни слова, отец и сын слезли с осла. Едва они сделали несколько шагов, как встретившийся им человек стал насмехаться над ними:
– Чего это ваш осел ничего не делает, не приносит никакой пользы и даже не везет кого-нибудь из вас на себе?
Отец сунул ослику полную пригоршню соломы и, положив руку на плечо сына, сказал:
– Что бы мы ни делали, обязательно найдется кто-то, кто с нами будет не согласен. Я думаю, мы сами должны решать, как нам поступать.
---

Периодически встречаются такие "умники" , которые утверждают "у вас процесс неправильный, должно быть по-другому".
Сколько людей, столько и мнений.

Научитесь самостоятельно оценивать свои бизнес-процессы, их практическую эффективность с учетом внутренних нюансов.

Курс по бизнес-моделированию для управленцев (https://efa.systems/training_course) вам в помощь.

Что самое главное в проработке бизнес-процессов? - НИКОГДА НЕ БРОСАТЬ!

Если вы владеете методикой, то можете самостоятельно настраивать алгоритмы, формировать обучающие материалы для сотрудников, поддерживать актуальность регламентов, профессионально формировать требования для автоматизации процессов.

Предлагаем новый обучающий курс по бизнес-моделированию для управленцев.
(https://efa.systems/training_course)
Купив обучающий курс, вы приобретаете не разовую услугу по бизнес-моделированию, а корпоративный навык. Поэтому, НИКОГДА НЕ БРОСИТЕ.

Уникальность курса - это наличие шаблонов бизнес-процессов.
Идея заключается в самостоятельной сборке своей бизнес-модели за счет готовых конструкций.
Вы построите свою модель перетаскиванием готовых процессов из библиотеки. Это, своего рода, сборка пазла.

Курс приобретается однократно и используется в рамках своей оргструктуры.
Вы можете обучать любое количество своих коллег и сотрудников в удобное для них время.
Результатом курса являются оцифрованная в Business studio (https://efa.systems/businessstudio) бизнес-модель, рабочие актуальные регламенты по должностям, процессам, документам, плюс тестовые задания для проверки знаний сотрудников.

Также вы подготовите процессы к автоматизации, сформируете функциональные требования, правильно расставите приоритеты.

Вы будете "на ты" с IT-специалистами, сможете правильно прописывать алгоритмы для последующей автоматизации.

Современный растущий бизнес отличается тем, что он использует для роста автоматизированные алгоритмы.
Вы думаете, что конкурируете с другими бизнесами? - Не стройте иллюзии. Вы конкурируете с алгоритмами.
Если вы хотите расти, вам придется учиться настраивать автоматизированные алгоритмы.

Курс по бизнес-моделированию (https://efa.systems/training_course) вам в помощь!

Для первых участников мы предлагаем личное сопровождение, консультации на всех этапах курса.
В дальнейшем только автоматизированное прохождение с дополнительной оплатой живых консультаций.
Что самое главное в проработке бизнес-процессов? - НИКОГДА НЕ БРОСАТЬ!

Навык слепой печати - один из самых недооцениваемых навыков эффективности.

Слепая печать - это когда ты во время набора текста не смотришь на клавиатуру, а только на экран. Каждый палец сам знает свою клавишу и набирает текст автоматически.

У человека, который не владеет навыками слепой печати скорость набора текста редко превышает 100 знаков в минуту. В среднем около 80 знаков.

У человека с навыком слепой печати скорость 220 - 250 знаков в минуту. Фактически, это скорость неторопливой речи.
При этом энергии при наборе текста расходуется значительно меньше, пишется также легко, как и говорится. Т.е. человек устает меньше.

Если вы нанимаете сотрудника с навыком слепой печати, то вы нанимаете более эффективного сотрудника.
При равных условиях, за тоже время он будет делать в два-три раза больше, чем тот, кто не владеет слепой печатью.

Нанимая сотрудника, вы покупаете время человека. В ваших интересах, чтобы это время было эффективным. Поэтому в ваших интересах, чтобы сотрудник владел навыком слепой печати.
Позаботьтесь об этом.

Делается это очень просто.
Перед тем, как начать работу за компьютером, сотрудник уделяет 10 минут тренажеру слепой печати.
10 минут в день перед началом рабочего дня.
Эффект не заставит себя долго ждать.

Если начинаешь с нуля, то уже через пару месяцев скорость слепой печати достигает скорости обычного пальцевого набора.
Будет ломка 1-2 дня, чтобы перейти в режим слепой печати на постоянной основе.
Затем скорость печати начинает постоянно расти. Через 3-5 месяцев перевалит за 200 знаков.
При достижении 220-250 знаков тренажер можно оставить, если вы не хотите побить рекорд самого быстрого стенографиста.

Что будет, если все сотрудники в компании владеют навыком слепой печати? - Производительность вырастет! Если не в разы, то значительно. Попробуйте!

Что для этого нужно? - В обязательном порядке перед началом рабочего дня каждому сотруднику уделить тренажеру 5-10 минут.

Сколько это стоит компании? - Ничего, а эффект колосальный!

Я пользовался тренажером "Стамина". Рекомендую. Доступно, бесплатно, легко. Есть масса других, на любой вкус и цвет.

Побочные эффекты:
- повышается дисциплина, т.к. появляется корпоративный ритуал;
- сотрудники вам благодарны за приобретение и поддержание нового навыка;
- появляется игровая механика, эффект соревнования, у кого выше скорость;
- тренажер слепой печати - это игра, соответственно, хороший вклад в общее корпоративное настроение в начале рабочего дня.

Что нужно для развития? Как реализовать идеи?

Чтобы что-то развивать, нужны ресурсы - власть и деньги.
В идеях, технологиях и фанатиках, которые предлагают разные гениальные инновации недостатка нет.

Элиты смотрят и выбирают те идеи, которые удовлетворяют их интересам.

Хороших идей гораздо меньше, чем умных людей, поэтому идеи важней людей.

Элиты обесценивают идеи для того, чтобы люди думали, что идеи ничего не стоят и свободно ими делились.

Те, кто производят идеи, в конечном итоге приходят к тем, кто имеет ресурсы.

Если у вас нет ресурсов, то идея - это крючок, наживка для ловли людей с ресурсами.

Проблема в том, что трудно остаться незаменимым.
Если убрать вас дешевле, чем сотрудничать с вами, то вас уберут. Ничего личного - это просто бизнес.
С вами будут работать только если вы уникальный специалист или курица, которая несет золотые яйца.

Поэтому, ключевая задача - приумножать ресурсы (власть и деньги).
Приумножая ресурсы, вы развиваетесь.

Что нужно для развития? - Приумножать власть и деньги.

Работает только то, что просто. Надо упрощать.

Наиболее могуществен тот, кто имеет над собой власть.

Мое отношение к себе, другим людям и ситуациям - есть самое важное.

Если я управляю своим отношением к другим людям и ситуациям - я управляю всем.

Хочешь изменить ситуацию - измени свое отношение к ней.

Хочешь изменить человека - поменяй свое отношение к нему.

Хочешь изменить бизнес - поменяй отношение к бизнесу. Проработай бизнес-процессы, посмотри на систему иначе.

Сложное становится простым.

Нам кажется, что метод, чтобы работал, должен быть сложным. Это самообман. Работает только то, что просто.

Прорабатываешь бизнес-процессы - задаешь правильные вопросы, открываешь новые метрики, начинаешь смотреть в нужном направлении.

Упрощаешь бизнес.
Меняешь отношение к бизнесу.
Меняешь бизнес.

Основные причины неуспеха проектов по автоматизации

80% проектов по автоматизации процессов заканчиваются неудачей.
По статистике, у вас 8 попыток из десяти будет неуспешной.

Мы определили основные критерии неудачи:
1. Система управления в компании.
2. Реализация проекта по автоматизации.
3. Отраслевая специфика IT-индустрии.

◾️1. Система управления в компании.

В компании система управления либо диктатура, либо демократия. Не бывает одновременного присутствия этих двух систем.
Но при разных этапах внедрения изменений требуются разные подходы в управлении.

Для подготовки к изменениям, для формирования требований нужна демократия.
Для внедрения изменений нужна диктатура.

Мы чаще сталкиваемся с демократией, когда на этапе проектирования все проходит хорошо.
Но на этапе внедрения, при демократии, руководство не может справиться с сопротивлением.
При диктатуре на этапе проектирования происходит пробуксовка и невозможно собрать функциональные требования. Много интриг и борьбы разных группировок за власть.
Решения внутри организации принимаются исключительно за счет неформальных отношений и идет бесконечная раскачка этой лодки.

◾️2. Реализация проекта по автоматизации.

Проекты по автоматизации содержат много этапов:
- описание процессов и формирование функциональных требований;
- формирование ТЗ;
- выбор и настройка системы, тестовая эксплуатация;
- разработка регламентов, инструкций, обучение персонала, аттестация персонала;
- эксплуатация и техническая поддержка.

Признаки неудачи - невыполнение части этих этапов.
Например, обучение и аттестация сотрудников.

Также признак неудачи - выполнение разных этапов разными исполнителями, не связанными в одной команде, в одном проекте.
Например, одна команда процессы описывают, другая команда ТЗ делает, третья систему настраивает.

◾️3. Отраслевая специфика IT-индустрии.

Ныне сформированные негласные правила игры таковы, что разработчикам и интеграторам выгодно заведомо делать хромые системы, т.к. интеграторы зарабатывают тогда, когда у вас не работает.

Оплачиваются трудочасы. Техподдержка получает прибыль, когда у заказчика возникают проблемы.

Надо сделать так, чтобы интегратор зарабатывал тогда, когда у заказчика все работает и терял деньги тогда, когда заказчику требуется что-то донастроить.

Как избежать "человеческий фактор"?

При организации бизнес-процессов мы выбираем из двух вариантов и пытаемся их взаимоупорядочить:
1. Опираемся на человеческие действия и "звездных специалистов".
2. Выстраиваем процессы на стандартах и технологиях.

Человеческие действия отличаются несохраняемостью и непостоянством качества. Это называется "человеческим фактором".

Максимальные риски человеческого фактора мы получаем, когда строим бизнес на звездных специалистах.

Минимальные риски человеческого фактора мы получаем, когда строим бизнес на стандартах и технологиях.

Стандарт - это упорядоченные действия с постоянным и стабильным качеством.

Выявление и устранение отклонений от утвержденных стандартов - это контроль качества.

Стандартизировать бизнес-процессы - это значит разбить их на последовательные операции с понятным результатом и ответственностью и обеспечить контроль качества выполнения всех операций в технологической цепочке.

Как стандартизировать бизнес-процессы и снизить человеческий фактор?

Есть три этапа:
- бизнес-моделирование,
- регламентация и обучение специалистов,
- автоматизация.

С помощью бизнес-моделирования вы разработаете и утвердите стандарты и технологии.

С помощью регламентов и обучения вы обеспечите знание стандартов и технологий.

С помощью автоматизации вы обеспечите условия, при которых будут соблюдаться стандарты и технологии.

Наша команда вам в помощь!

Как получить наилучший результат бизнес-процесса?

С результатом надо работать на двух стадиях:
- при проектировании бизнес-процесса,
- при эксплуатации бизнес-процесса.

✔️При проектировании есть 4 критерия бизнес-процесса:
- простота,
- продолжительность,
- понятность,
- размер.

Когда у нас высокие шансы благоприятного результата:
- чем проще решение;
- чем короче время выполнения;
- чем понятнее решение;
- чем меньше задача.

Максимальные шансы благоприятного результата всегда имеют простые, понятные, короткие, маленькие задачи.
Сделайте бизнес-процесс простым, коротким, понятным, состоящим из маленьких действий. Там, где действия большие и сложные - автоматизировать.

✔️При эксплуатации самая важная процедура, которую следует организовать для получения наилучшего результата - накапливать опыт.

Хорошее решение - это результат опыта.
Опыт - это результат плохих решений.

Создайте библиотеку, базу знаний опыта. Периодически оптимизируйте бизнес-процессы с учетом плохих и хороших решений.

Как? Оставляйте заявку на консультацию!

Вся наша жизнь - игра, и люди в ней актеры.

Игра строится на сюжетах.
Есть Создатель, есть Игрок и есть Персонаж (либо ты рулишь, либо тебя рулят).

Процесс - это элемент сюжета. Это некая деятельность, которой можно управлять.

Умение делать деятельность управляемой - один из самых эффектных навыков, который мы можем постигнуть в этой жизни.

Управляемая деятельность.
По отношению к себе, т.е. "я управляю, контролирую свою деятельность". Это называется "ответственность".
По отношению к другим, т.е. "я управляю деятельностью других людей". Это называется "власть".

Умение выстраивать бизнес-процессы - это умение нести ответственность и обретать власть.
Это умение быть Создателем и Игроком.

Курс по бизнес-моделированию - это курс по приобретению власти:
https://efa.systems/training_course

Как превратить малый бизнес в большой?

Ни один человек на Земле не умеет расти быстрей алгоритма.
Человек в 1000 раз умней алгоритма.
Человек может делать тысячи вещей, а алгоритм способен делать лишь ограниченное число простых действий.

Почему же, когда речь идет о росте, алгоритм все же эффективней, чем человек?

Причина в том, что, хотя, алгоритм и делает только простые действия, но при этом может обслуживать неограниченное число запросов, 24/7, и ничего особенного не просит.
Алгоритм может работать с аудиторией из 100 человек, из 1000, из 100 тыс, ....

Современный растущий бизнес отличается тем, что он использует для роста автоматизированные алгоритмы.

Вы думаете, что конкурируете с другими бизнесами? - Нет. Вы конкурируете с алгоритмами.

Выполняя бизнес-процессы вручную вы загоняете свой бизнес в тупик.
И умрете от старости. Но сначала завоете от бессильной злобы и разочарования, что просрали такую замечательную жизнь.

Ведь выбор никто у вас не отнимал.

Не стройте иллюзии. Если вы хотите расти, вам придется учиться настраивать автоматизированные алгоритмы.

Курс по бизнес-моделированию вам в помощь:
https://efa.systems/training_course

Что самое главное при проработке бизнес-процессов?

- Тоже самое, что и в сексе и в бизнесе.

Секс - это практика, а не чтение о сексе и не онанизм.

Первый бизнес, как первый секс - он не очень хорош.

Ты начал жить половой жизнью, менять партнеров, и учиться. Так и в бизнесе. Так и в бизнес-процессах.

- Что самое главное при проработке бизнес-процессов?
- НИКОГДА НЕ БРОСАТЬ! Кто разбирается в бизнес-процессах, тот их улучшает. Кто не разбирается, тот пускает на самотек и теряет (деньги, время, энергию,...).

Обучающий курс по бизнес-моделированию:
https://efa.systems/training_course

На этом курсе вы сами обучаетесь и практикуете, используя многолетний опыт профессионалов.

Используя шаблоны, вы соберете готовую бизнес-модель вашей организации, внедрите в эксплуатацию и НЕ БРОСИТЕ.

А это самое главное!

Отсутствие системности - это наиболее часто встречаемый признак систем управления
(звучит как "масло масляное", но это факт).

Отсутствие системности характеризуется отсутствием кругозора.

Человек воспринимает только то, что касается его лично. Шоры надеты абсолютно надежно.
Человек видит в рамках своих процессов, а не в рамках всей системы бизнес-процессов.

Люди решают локальные проблемы.
Но есть проблемы, которые можно решить только общими мероприятиями, а не решая каждую проблему поодиночке.
Такие проблемы называются "системными проблемами".

То, что локальные проблемы вызваны системными проблемами, понимать некому и нечем.

По двум причинам:
- нет бизнес-модели, которая позволила бы увидеть всю картину целиком;
- нет мотивации видеть.

Системные проблемы хорошо подсвечиваются в "сквозных бизнес-процессах", которые проходят через сотрудников из разных подразделений.
Например, в обработке претензий от клиентов.

Для того, чтобы решать системные проблемы постройте архитектуру бизнес-процессов своей организации.
Вы их, как минимум, зафиксируете, распутаете клубок взаимосвязей.
А далее, возможно, решите.

Уровни управления

Пять уровней управления поведенческими факторами:
1. Люди покупают ваши товары/услуги.
2. Люди за вас голосуют.
3. Люди готовы убивать других ради вас.
4. Люди готовы убивать себя ради вас.
5. Люди безусловно и иррационально любят вас и отдают вам свое время, жизнь, имущество.

Предприниматели являются на самом первом, самом примитивном уровне управления.
Есть к чему стремиться ))

За счёт чего прокачиваются управленческие навыки?
1. Умение создавать и доносить контент на широкие массы.
2. Умение выстраивать свою понятную, работающую систему взаимодействия людей.
3. Умение встраиваться в другие системы взаимодействия людей, выстраивать отношения с более сильными и влиятельными.

Мы научим вас п.2: Выстраивать работающую систему взаимодействия людей.
Приобретайте обучающий курс по бизнес-моделированию для управленцев:
https://efa.systems/training_course

Вся наша жизнь - игра.

Задача управленца: научиться управлять поведенческими факторами.
Отчасти, мы решаем эту задачу, управлять и предсказывать поведение людей с помощью описания и автоматизации бизнес-процессов.

Но есть ещё одна очень интересная область, которая решает эту задачу наилучшим образом. Это игры.

С точки зрения игровых механик мы все окружены играми. Создаем свои игры, одновременно участвуем в чужих. Где-то ты рулишь, где-то тебя.

В играх есть такая сегментация user-ов:
⁃ Создатель.
⁃ Игрок.
⁃ Персонаж.

Создатель задаёт правила игры. Видит Игроков и Персонажей и по своему желанию может временно исполнять эти роли, может менять правила и прикалываться над этим.

Игрок видит только себя и Персонажа. Игрок действует в рамках установленных правил. Игрок может играть роль Персонажа, но не может быть Создателем.

Персонаж не понимает, что он Персонаж и что есть ещё другие уровни.
Для Персонажа существует система установленных кем-то правил, за которые он не может выскочить.

Самая большая игра, в которой мы участвуем - жизнь.
Мы все являемся Персонажами в этой игре. Нас никто не спрашивает, когда мы начинаем в неё играть. И мы не знаем когда эта игра закончится.
Здесь мы не задаем правила и всю жизнь пытаемся их понять.

Игра поменьше - государство.
Здесь есть выбор между Персонажем и Игроком. У кого-то, может быть, и Создателем.

Если у вас свой бизнес, то вы Создатель этой Игры.
Управленцы являются Игроками. Линейные сотрудники - Персонажами.
С точки зрения игровых механик нас пронизывают множество игр, где мы играем определённые роли.

Попробуйте расписать свое пространство с этого ракурса.
Какие игры вас окружают и какую роль вы в них играете?
Где вас рулят и где вы рулите?

Здесь вспоминается знаменитая фраза из фильма «Револьвер»: «Главное вовремя понять, что ты стал жертвой и перестать ей быть».

Описание и автоматизация бизнес-процессов - это один из инструментов создания своих правил в своей игре.
Вы управляете и предсказываете поведение людей.

Создавайте свои игры. Создавайте свои бизнес-процессы.

Автоматизация бизнес-процесса. С чего правильно начать? Как сформировать требования к автоматизации бизнес-процессов?

Вот шаблон, который мы используем для формулировки задания на автоматизацию бизнес-процесса:
———
Я как <роль> хочу <выполнить действие> для того, чтобы <описание результата>.
Описание:
1.
2.
3.
…
———

Используйте этот шаблон.
Например, надо автоматизировать процесс закупки, где на первом шаге сотрудник формирует (пока вручную) заявку на закупку и отправляет её специалисту по закупкам.
Формируем требования к автоматизации, заполняем шаблон:

———
Я как <инициатор закупки> хочу сформировать <заявку на закупку> для того, чтобы <специалист по закупкам получил полные данные>.
Описание:
1. Должны быть обязательны к заполнению поля «наименование», «количество».
2. Поле «наименование» должно заполняться из выпадающего списка объектов справочника «товары».
3. Поле «количество» должно заполняться вручную.
4. Автоматически должен сформироваться документ «заявка на закупку» с атрибутами «номер документа», «дата документа», «инициатор документа», «получатель документа»
5. Документ должен иметь возможность использоваться как шаблон при формировании дальнейших заявок.
6. Если «получатель документа» не принял заявку на закупку в течение 24 часов, то система автоматически должна сформировать уведомление руководителю отдела закупки для принудительного назначения закупщика.
7. …. и т.д.
———

Такой шаблон позволяет в понятной форме изложить свои требования и сформирует единый почерк для всей компании при объяснении «что я хочу».

На нашем курсе по бизнес-моделированию для управленцев есть отдельный блок «Автоматизация бизнес-процессов».
Здесь вы сможете подготовить функциональные требования и оценить, в какой системе лучше автоматизировать свои процессы.
https://efa.systems/training_course

В каких случаях можно обойтись без регламентов?

Регламенты - это описание деятельности.

Перефразируем вопрос:
«В каких случаях можно обойтись без описания деятельности?»

⁃ В случае импровизации, когда допускаем и принимаем любой вариант выполнения и результата.

Во всех остальных случаях, там, где есть порядок и обозначен конкретный результат, регламенты должны быть, без них не обойтись.

Минимально регламент формируется для себя мысленно.
Для других - устно и письменно.

Ключевая задача управленца - суметь передать его исполнителю в понятной форме и убедиться, что регламент принят.

Про новый обучающий курс по бизнес-моделированию для управленцев.

Уникальность курса - это наличие шаблонов бизнес-процессов.

Идея заключается в самостоятельной сборке своей бизнес-модели за счет готовых конструкций.

Вы построите свою модель перетаскиванием готовых процессов из библиотеки.

Курс приобретается однократно и используется в рамках своей оргструктуры.

Вы можете обучать любое количество своих коллег и сотрудников в удобное для них время.

Результатом курса являются рабочие актуальные регламенты по должностям, процессам, документам. Плюс тестовые задания для проверки знаний сотрудников.

Также вы подготовите процессы к автоматизации, сформируете функциональные требования, правильно расставите приоритеты.

За счет владения методикой ваши регламенты и обучающие материалы всегда будут актуальны и использованы на 100%. Вы будете «на ты» с IT- специалистами и сможете эффективно автоматизировать бизнес-процессы как в EfA, так и в других системах.

Для первых участников мы предлагаем личное сопровождение, консультации на всех этапах курса.
В дальнейшем будет возможно только автоматизированное прохождение с дополнительной оплатой живых консультаций.
Приглашаем к участию!
https://efa.systems/training_course

Построение оргструктуры

Организационная структура (иерархия подразделений и должностей) является одним из самых простых элементов бизнес-архитектуры с точки зрения моделирования.

В тоже время решает ключевой вопрос организации труда «кому я подчиняюсь, кто подчиняется мне».

Если сделать оргструктуру в бизнес-модели, то сможете найти баланс между эффективностью, затратами и производительностью.

Сформировав бизнес-модель, становятся очевидны функции, выполняемые должностями на регулярной основе. Становятся очевидны узкие места и места с большим потенциалом оптимизации.

Бизнес-модель вам поможет в разрезе оргструктуры:
⁃ Организовать сбор данных по операционной деятельности, систему планирования и контроля по оргструктуре.
⁃ Своевременно перераспределять ответственность по мере необходимости.
⁃ Автоматизировать найм и обучение сотрудников, обеспечить наличие актуальных регламентов и тестов.
⁃ Рассчитывать и регулировать затраты относительно выполняемого функционала сотрудников.

Принципы формирования регламентов с помощью бизнес-моделирования

Если у вас есть бизнес-модель, то регламенты формируются с помощью одной кнопки по заранее подготовленным шаблонам.

Шаблоны можно редактировать под ваши конкретные требования.

Основные регламенты, которые мы формируем для предприятия:

По организационной структуре:
- описание должности,
- должностная инструкция.

По бизнес-процессам:
- описание бизнес-процесса.

По документам:
- описание документов и информационных потоков.

По информационным системам:
- описание функциональных требований на автоматизацию,
- ТЗ на автоматизацию.

По целям бизнеса:
- стратегическая карта.

Регламенты формируются за счет взаимосвязей элементов бизнес-архитектуры.
Например, процессы связаны с оргструктурой и документооборотом, т.е. на диаграмме процесса указаны исполнители и информационные потоки.

Эти же данные подтягиваются и в описании должности. Мы автоматически видим какие процессы выполняет должность и с какими документами работает. От кого что получает и кому что передает.

Тоже самое и с документами. Мы автоматически видим взаимосвязи: в каких процессах документ принимает свое участие, кто формирует документ.

Такая структура позволяет эффективно обогащать данными все элементы.

Например, если мы указываем, что такой-то документ формируется в таком-то ПО, то автоматически получаем, что в этом процессе используется это ПО, и сотрудник использует конкретное ПО.

Тоже самое с целями и показателями.

Обозначив для процесса определенную цель и показатель, автоматически формируется цель и показатель по исполнителю процесса.

Друзья и коллеги!
Мы подготовили для вас новый обучающий курс по бизнес-моделированию.
Курс для управленцев.
Курс автоматизирован. Вы один раз его покупаете и можете использовать в рамках постоянного корпоративного обучения.
Т.е. обучать столько сотрудников, сколько сами посчитаете нужным и когда посчитаете нужным.
В результате курса у вас всегда будут актуальные регламенты и тесты для обучения сотрудников!
В состав курса входит система бизнес-моделирования Business studio, шаблоны типовых бизнес-процессов, обучающие материалы.
Подробная информация здесь: https://efa.systems/training_course

Для первых покупателей особые льготные условия.
Обращайтесь!

Понятие бизнес-функции и бизнес-процесса.

Заказчики бизнес-моделирования не знакомы со всей профессиональной терминологией аналитиков. Поэтому иногда возникает непонимание.

Например, в бизнес-аналитике есть различие в определениях функции и процесса.

Функция - это деятельность, которая выполняется с использованием определенных ресурсов (вход) для получения определенного результата (выход).
Функция не имеет определенного алгоритма при выполнении.
«Как хочешь, так и делай. Главное, используй только те ресурсы, которые предоставлены на входе и получи тот результат, который обозначен на выходе.»

Процесс - это деятельность, которая имеет те же характеристики, что и функция, но требует соблюдения определенного алгоритма при выполнении (шаг 1, шаг 2, шаг 3, …).
«Делай так, как надо, а не так, как хочешь».

Бизнес-архитектура процессов состоит из функций и процессов.

Верхний уровень всегда описывается в виде функций.

Некоторые функции, где требуется строгое следование определенному стандарту, декомпозируются в бизнес-процессы.
Например, движение специалиста по воронке продаж.
Поэтому, нижний уровень описывается в виде функций и процессов.

Выделение «узких мест» в системе.

Описав бизнес-процессы, важно увидеть самые слабые места, чтобы расставить приоритеты для дальнейшей проработки.

Очень просто это сделать в двух разрезах: процессы и документы.

Скачиваем в экселе дерево процессов и список документов. Напротив каждой операции и напротив каждого документа проставляем оценку потребности улучшений по пятибальной шкале.

Оценку делают руководители подразделений.

Данные легко визуализировать, добавив «тепловую карту» (условное форматирование), где минимальные значения будут показаны в красном цвете, максимальные в зелёном, а средние в желтом.

Сопоставив красные зоны в процессах и красные зоны в документах, становятся очевидны те процессы, которые необходимо улучшить в первую очередь.

В каких процессах больше всего потерь?

В каждой компании свои сильные и слабые стороны.
Но, если обобщить, можно выделить следующие процессы,
в которых чаще всего имеются повышенные риски.

В краткосрочной перспективе, т.е. когда теряем или не видим потери здесь и сейчас, результаты оптимизации отображаются ежемесячных отчётах:
⁃ Планирование.
⁃ Отчётность.
Финансовый учёт, складской учёт, учёт операционной деятельности, … и прочий учет.
Там, где есть пробелы в учёте, что не можем измерить и не контролируем, там и теряем.

В среднесрочной перспективе. Т.е. результаты оптимизации отображаются в годовых отчётах:
⁃ Маркетинг, продажи.
⁃ Претензионная работа, процессы взаимодействия с клиентами.
Маркетинг и процессы привлечения внимания клиентов - это, к тому же, одни из самых ресурсозатратных процессов с точки зрения оптимизации.

В долгосрочной перспективе, т.е. когда результаты отображаются в годовых отчетах:
⁃ Найм и обучение сотрудников, введение в должность.
⁃ Юридическое обеспечение.
И прочие процессы обеспечения - оптимизация сильно снижает риски, но, зачастую, откладывается в силу несрочности. Хорошо проработаны, в основном, только у сильных игроков.

В каждой компании свои сильные и слабые стороны.

Но, если обобщить, то рекомендуем приоритеты расставить в такой очерёдности.
При взаимодействии с нами мы делимся шаблонами типовых процессов и помогаем снизить риски.

Пишите нам, на чем вы сейчас намерены сделать акцент?

Типовые бизнес-процессы

В общей массе бизнес-процессы процентов на 70 являются типовыми. Особенно, если относятся к одной отрасли.

Поэтому, на основе опыта, мы приготовили и продолжаем формировать для вас шаблоны бизнес-процессов, которые можно использовать как фундамент для стартовой позиции.
Вы берёте шаблон, оцениваете на сколько это соответствует тому, что происходит у вас и вносите корректировки.

Модель с шаблонами сегментируем по двум типам:
⁃ Отраслевые решения,
⁃ Функциональные решения.

Отраслевые, например, производство, девелопмент, интернет-торговля, розница, продажи услуг, …

Функциональные: маркетинг, продажи, финансовый учёт, кадровое обеспечение, …

Шаблоны содержат алгоритмы, исполнителей, документооборот, базовые инструкции к процессам, базовое описание документов.

Если есть пожелания, какие отрасли и какой функционал сделать в первую очередь, пишите, мы расставим приоритеты и поделимся с вами.

Приглашайте подписаться на канал своих коллег, у которых есть потребность в оптимизации бизнес-процессов.

Оставляйте запросы, обязательно ответим, вышлем типовые разработки.
Мы открыты к общению!

Дети спрашивают: "Папа, а Колобок умный или глупый?".

- Колобок был крутым переговорщиком. Он был умным. У бабушки с дедушкой ему не светило ничего, кроме как быть съеденным. И он рискнул.

Но нарвался на того, кто оказался более умным и хитрым. В любом случае, прожил дольше и интереснее, чем ему светило по определению. - Ответил папа детям.

Размышляя над ответом, сам начинаю открывать новые смыслы этой сказки.

Сначала тебя "пекут" родители, а затем, когда ты "созреваешь", они хотят и пытаются тебя "съесть".

Пока не съели, ты выпадаешь из родительского гнезда и катишься по дороге жизни, периодически встречая на пути своих "зайцев, волков, лис ...".

У каждого своя "песенка" для своего "зверя". И каждый является "зверем" для каких-то других "колобков".

И все это, так же про бизнес.

Куда катимся - это стратегия.
Как катимся и что поем - это процессы ))

Пятница. Лето. Всем хороших выходных!

Какую информацию надо проработать при описании бизнес-процессов?

Правильный вариант бизнес-модели содержит следующие данные:
⁃ организационную структуру,
⁃ бизнес-процессы,
⁃ структуру документов,
⁃ структуру информационных систем,
⁃ бюджетную и финансовую структуру,
⁃ систему целей и показателей.

Минимально, в рамках первых сессий мы прорабатываем первые 4 элемента: оргструктура, процессы, документы, IT-системы.

Для начала этого достаточно. На этой основе уже можно сформировать регламенты, выявить узкие места и сделать ТЗ для автоматизации.

Следующий шаг детализации - это «цели и показатели» и «бюджетная и финансовая структура».

Для тех , кто хочет самостоятельно обслуживать свою бизнес-архитектуру, мы подготовили для вас многоотраслевой шаблон бизнес-процессов, который облегчит самостоятельную сборку.

Вы получаете базисную структуру и доступ к библиотеке бизнес-процессов. Выбираете нужные процессы из библиотеки, корректируете на свое усмотрение и встраиваете в свою модель.

Принятие решений.

Как принимаются решения в вашей организации? Как устроен процесс?
Очевидно, что это один из самых важных процессов в организации.

У нас есть предложение, которое помогает собрать структурно нужную информацию от коллег, избежать дополнительных совещаний.

Мы сделали процесс "Принятие решений", в котором алгоритм идет по заранее подготовленному маршруту.

На каждом шаге процесса вы выбираете тип решаемой задачи.

На первом шаге - это выбор между "простая ситуация", "повторяющаяся ситуация", "сложная уникальная ситуация".

На втором шаге - "важная" или "неважная".

Если "сложная уникальная задача", то решение идет по особому маршруту, который помогает расписать подробнее нюансы, выявить возможные сценарии развития, исключить худшие.

Процесс позволяет собирать данные коллективно, при этом не упуская важные детали, о которых вы обычно не задумаетесь.
На каждом шаге алгоритма можно привлечь и исключить коллег для обсуждения конкретного нюанса.

Информация собирается так, как не соберешь на совещании. Без галдежа, с автоматическим протоколированием внесенных предложений.

Попробуйте в EfA процесс "Принятие решений".

Взаимодействие с контрагентами - это процессы повышенной опасности, содержат в себе дополнительные риски.

В моем торговом бизнесе однажды закупщик пришел пьяный на работу и послал в пешее сексуальное путешествие ключевого поставщика.
У меня есть немало примеров, когда менеджеры по продажам воровали клиентов (сливали на сторону), а закупщики химичили с ценами.
Есть примеры, когда бизнесы закрывались благодаря таким утечкам.

Процессы взаимодействия с контрагентами - это повышенная ответственность и дополнительные возможности обогатиться нечестным путем.
Взять под прицельный контроль взаимодействие с контрагентами - ключевая задача любого управленца.

Мы разработали решение. Это автоматизированные процессы "работа с заказчиками", "работа с поставщиками", "работа с входящими претензиями" и "работа с исходящими претензиями".
Решение заключается в том, чтобы исключить утечку информации и стандартизировать процедуры.

EfA имеет в своей структуре социальные механики и позволяет вести коммуникации с внешними аккаунтами не выходя из внутренних процедур.
Т.е. система позволяет подключать контрагента к своим процессам, оставаясь, при этом, внутри системы.

Вам не надо выходить из одного аккаунта и заходить в другой, чтобы подключить контрагента в свою структуру бизнес-процессов.

Контрагент в EfA - это такой же полноценный элемент оргструктуры, как и сотрудник. Получает доступ в отдельным процессам и операциям в процессах.
Вы просто подключаете контрагента к своему конкретному процессу и ведете коммуникацию в нем.

Контрагент, при этом, также продолжает работать в своем аккаунте, никуда не переключаясь. У него появляется доступ к вам только в рамках конкретного процесса в своей системе.

Все коммуникации сохраняются в хронологическом порядке и ни одна деталь не будет упущена.

Если вы закрепите правило, что коммуникации с контрагентами ведутся только в EfA, то возможность "слить" клиента или цены будет минимальна.

Для удобства сделана интеграция с телеграмом. Вы общаетесь в телеге, оставаясь при этом в "системе". Не нужно никаких приложений.

Тоже самое и с претензионной работой. Процессы "работа с претензиями" в EfA - это сервис-деск. Каждый запрос клиента будет отфиксирован, вовремя отработан и проведен по заранее установленному стандарту.

Пробуйте!

Контроль и мониторинг операционной деятельности.

Учет финансов и ТМЦ организовать проблемы не составляет.
А учет операционной деятельности?
Почему возникает потребность описать бизнес-процессы?

Эту потребность можно сформулировать так: "процессы работают, но как - мы не знаем, нет единой картины".
А после того, как картина получена мало кто может реализовать ее мониторинг и поддерживать в актуальном состоянии.

Для того, чтобы узнать кто когда что делал, где и как, сколько на это время потратил и что произвел, надо кого-то спросить. Это контроль.

А если эти данные фиксируются автоматически, предоставляются управленцу в нужном виде в нужное время и для этого не надо никого спрашивать, то это мониторинг.

Если есть мониторинг, то контроль и управление проходят на совершенно новом, продвинутом уровне. Минимум затраченной энергии с наилучшим результатом.

Мы в EfA придумали и реализовали решение, с помощью которого проводится автоматический мониторинг операционки.
При этом обеспечивается "правильное выполнение работ" и "разграничение ответственности" по выполняемому функционалу.

Вам осталось только попробовать. Милости просим на дегустацию!

Как технически решается задача с минимизацией трудозатрат?

Три критерия автоматизации:
- откуда получаем данные,
- как обрабатываем,
- куда передаем.

Если точно знаем адрес откуда получаем и куда передаем и если обработка информации заключается в понятном, повторяющемся алгоритме, то такую операцию 100% можно автоматизировать.

Т.е. передать на исполнение от человека к информационной системе.

При этом решаются три задачи:
- стоимость выполнения операции стремится к нулю (по сравнению с человеком),
- сохраняется качество при многократном повторении,
- неограниченное масштабирование.

Создавайте программы по автоматизации, встраивайте в IT-инфраструктуру, сокращайте трудозатраты и масштабируйте процессы.

Там, где есть рутина - есть огромные возможности для оптимизации.
EfA поможет вам в этом.
EfA имеет микросервисную архитектуру, что позволяет встраивать дополнительные сервисы в любое рабочее место.

Правильное выполнение работ.

Как технически решается задача с обеспечением правильного выполнения работ?
При визуализации бизнес-процесса в виде канбан-доски, для каждой операции формируется отдельная дорожка.

А на отдельный экземпляр процесса для каждой дорожки формируется свое рабочее место.
Рабочее место - это та самая среда, в которой и необходимо сформировать "правильное выполнение", это основа для обеспечения качественного процесса и наилучшего результата.
Сделайте рабочее место в информационной среде уникальным для каждой операции, с индивидуальной настройкой полей, кнопок, сервисов.

Продумайте на рабочем месте "защиту от дурака", чтобы процесс нельзя было сделать неправильно.

Большинство информационных систем не позволяют сделать индивидуальную настройку рабочих мест, очень много ограничений.

А в EfA ограничения практически отсутствуют.
Для каждой операции в процессе разрабатываются индивидуальные интерфейсы, что закрывает задачу "Обеспечить правильное выполнение работ".

Разграничение ответственности.

В 99% запросов на проработку бизнес-процессов одна из решаемых задач - разграничить ответственность по выполняемому функционалу.

Как создать условия? Как технически разграничить ответственность?

Самая удобная форма визуализации бизнес-процессов при автоматизации - это канбан-доска, где каждая операция отображается в виде отдельной дорожки, по которой перемещается карточка (экземпляр процесса).

Пусть каждый процесс будет представлен в виде канбан-доски с дорожками-операциями процесса.

В этом случае надо будет технически решить 3 задачи:
1. Предоставить сотруднику доступ к выполняемому процессу.
2. Внутри процесса предоставить сотруднику доступ к дорожке, в которой является исполнителем.
3. Внутри процесса ограничить сотруднику доступ к дорожке, в которой не является исполнителем.

Попробуйте этот способ в EfA.
Ответственность между сотрудниками будет разграничена на 100%.
Поможем настроить любой бизнес-процесс.

Отличие "должностной инструкции" от "описания должности".

Наши заказчики получают для сотрудников два типа регламентов: "описания должностей" и "должностные инструкции".

В чем разница?

Регулярный функционал необходимо выполнять согласно установленным правилам, стандартам. Эти стандарты, правила, инструкции прописываются в "описании должности".

Должностная инструкция - это юридический документ. Предназначен для кадрового документооборота, подписывается сотрудником при трудоустройстве, используется в юридических целях.

"Описание должности" используется как база знаний, для обучения и получении ответов при возникновении вопросов по регулярной деятельности.
Содержит описание оргструктуры, выполняемого функционала, документооборота, подробное описание процессов с инструкциями.

В должностных инструкциях нет описания процессов, указаны ответственность, обязанности, права.

"Должностная инструкция" не изменяется, это стабильный документ, а "описание должности" корректируется по мере изменения бизнес-процессов.