EfA
Регистрация аккаунта
Все поля обязательны для заполнения.
В течение 24 часов с Вами в мессенджере свяжется секретарь для подтверждения данных.
После подтверждения Вы получите логин и пароль.

ПРАВИЛЬНЫЕ ПОДХОДЫ К ОПИСАНИЮ И
АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Руководство для предпринимателей и владельцев бизнеса
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Приветствуем вас!

В данном руководстве мы покажем наиболее эффективные подходы для решения управленческих задач с помощью описания и автоматизации бизнес-процессов.

Для начала разберемся с целями предпринимателей и владельцев бизнеса на верхнем уровне.

Нам необходимо, чтобы бизнес обрел и удерживал ЗНАЧИМОСТЬ на рынке.
Значимость для человека в обществе определяется двумя факторами:
- сколько ты зарабатываешь,
- сколько людей готовы за тобой идти.
Для бизнеса аналогично, значимость определяется двумя целями:
- увеличение дохода,
- увеличение клиентской базы.
Далее, Владелец бизнеса решает четыре важнейшие организационные задачи:
- Клиенты (для какой аудитории мы работаем?, как привлекать и удерживать внимание этой аудитории?),
- Продукт (какой продукт мы поставляем клиентам?, с помощью какого продукта мы монетизируем внимание клиентов?),
- Команда (какие люди формируют продукт и поставляют клиентам?),
- Инфраструктура (где и как команда взаимодействует между собой и с контрагентами?).
Владелец бизнеса хорошо знает своих клиентов (или думает, что знает). Решает вопросы привлечения и удержания внимания.

Еще лучше он знает свой продукт и может долго и вкусно про него рассказывать. Решает вопросы востребованности и прибыльности продукта.

С командой посложнее. Квалифицированные и надежные специалисты всегда в дефиците. Проблемы решаются, в первую очередь, с помощью настройки системы мотивации и стандартизации процессов найма, отбора и обучения сотрудников.

А вот инфраструктура в этом списке – самое слабое звено. Если спросить управленца как наилучшим образом обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников, то однозначного ответа не будет, это самый спорный вопрос. Создание и поддержание инфраструктуры стОит денег, но расходы на инфраструктуру напрямую НЕ влияют на эффективность деятельности. Плохая, непродуманная инфраструктура разрушает бизнес, репутацию, качество продукта. Такие явления как наличие больших потерь, воровство в компании – это признаки плохой инфраструктуры. Даже самые лучшие исполнители, если поместить их в среду с плохой инфраструктурой, выполнят свою работу плохо, т.к. на результат труда в первую очередь влияет качество взаимодействия участников команды.

В данном руководстве мы покажем вам технологию эффективного формирования ИНФРАСТРУКТУРЫ для бизнеса.

ИНФРАСТРУКТУРА БИЗНЕСА

Инфраструктура бизнеса отвечает на вопрос «где и как команда взаимодействует между собой и с контрагентами?» и состоит из следующих элементов:
- Инженерно-техническая инфраструктура (дома, здания, сооружения, оборудование, …). Это физические объекты, в которых обрабатываются материальные потоки.
- Информационная инфраструктура (IT-технологии). Это совокупность взаимодействующих информационных систем, в которых обрабатываются информационные потоки.
- Правила. Это регламенты, стандарты, инструкции, обеспечивающие единое понимание взаимодействия.

В данном руководстве мы разберем, как сформировать IT-инфраструктуру и регламенты. Инженерно-технические объекты, здания, офисы затрагивать не будем.
Задачи инфраструктуры.

Какие задачи ставятся при создании инфраструктуры? Мы провели собственную аналитику клиентских запросов по бизнес-моделированию и автоматизации за 7 лет и получили следующую сегментацию:

1. Распределение ответственности при выполнении работ.
2. Правильное выполнение работ.
3. Выполнение работ с минимальными трудозатратами.
4. Контроль выполнения работ.

Цели, которые ставятся при обращении к описанию бизнес-процессов и автоматизации крутятся вокруг этих четырех задач. Если у вас сформулировано по другому, то, вероятнее всего, это детализация или группировка этих задач.
1. Распределение ответственности.
В бизнес-аналитике есть такие термины как «дублирование ответственности» и «отсутствие ответственности». Чтобы такая безответственность не возникала, необходимо понимание какой функционал выполняет каждый участник команды, кто за что отвечает.

2. Правильное выполнение работ.
Помимо понимания зоны ответственности есть риски, что работа будет выполняться некачественно. Идеальное решение этой проблемы – создание таких условий, что невозможно сделать неправильно.

3. Выполнение работ с минимальными трудозатратами.
Оплата человеческого труда – одна из самых больших статей расхода в организации. Наша задача – минимизировать данный расход без потери эффективности с учетом долгосрочных рисков. В первую очередь с помощью автоматизации и роботизации бизнес-процессов.

4. Контроль выполнения работ.
Для принятия правильных решений владельцу бизнеса нужны данные «как есть» и «как было». Наша задача – это обеспечение наличия учетной системы, которая своевременно предоставляет такие данные в удобной для восприятия форме.

Мы покажем вам наиболее эффективные решения с помощью IT-технологий для каждой из этих управленческих задач, но предварительно необходимо разобраться в следующих терминах:

- бизнес-архитектура,
- бизнес-процессы,
- регламенты,
- бизнес-моделирование,
- автоматизация бизнеса.

БИЗНЕС-АРХИТЕКТУРА

Деятельность организации состоит из следующих элементов:

1. бизнес-процессы (что выполняется и как выполняется),
2. оргструктура (кто выполняет),
3. документооборот (какая информация и в каком виде используется, кто от кого что получает и кому что передает),
4. проекты (группировка деятельности в рамках конкретных задач и объектов),
5. финансы (какие финансовые ресурсы, в каком виде и кем используются),
6. товары/услуги (какие товары используются, когда, кем и для чего, какие услуги выполняются клиентам),
7. объекты инженерно-технической инфраструктуры (офисы, склады, полки, ячейки,... где что хранится, где кто находится),
8. информационные системы (в каких программных продуктах выполняются процессы, какая информация обрабатывается и формируется).
Все эти элементы взаимосвязаны и в совокупности составляют "бизнес-архитектуру".

Что значит "взаимосвязаны"?

Это означает, что взглянув на бизнес-процесс, нам надо одновременно увидеть кто его выполняет, какая информация в нем обрабатывается, в рамках каких проектов, где этот процесс выполняется и в каких информационных системах.

Точно так же, если мы смотрим на определенного сотрудника из оргструктуры, мы хотим видеть какие процессы он выполнял, когда и как, с какими документами работал, в каких проектах участвовал, сколько подотчетных средств на руках, какое оборудование использует, где находится, с какими информационными системами работает.

Точно так же, выбрав определенный документ, мы хотим знать, кем, когда, где и в рамках какого бизнес-процесса он был создан.

И так далее. Все элементы бизнес-архитектуры взаимосвязаны.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Теперь взглянем подробнее на бизнес-процессы (что выполняется и как выполняется).

Из каких элементов состоит бизнес с точки зрения процессов?

Три самых главных актива любого бизнеса – это «ВНИМАНИЕ», «ВЕРА» и «ДОВЕРИЕ».
Бизнес – это умение привлекать «внимание» клиентов (это маркетинг), затем уметь сделать так, чтобы клиент нам «поверил» (это продажа), затем сделать так, чтобы клиент нам доверял и возвращался к нам снова (это поставки продуктов/услуг).

Итого, три элемента:
- маркетинг,
- продажа,
- поставка.
Это «основной процесс».

Также предпринимателю надо обеспечить этот основной процесс ресурсами, чтобы он функционировал должным образом. Это финансовое, юридическое, материальное, кадровое обеспечение, … Это «процессы обеспечения».

Также необходимо организовать выполнение этих процессов, поставить цели, задачи, проконтролировать качество исполнения. Это «процессы управления».

Также необходимо вкладывать ресурсы в развитие, чтобы выигрывать конкуренцию и не находиться в позиции догоняющего. Ты вкладываешь средства в эксперименты, понимая, что большая часть из них «сгорит», а некоторая часть из них, возможно, когда-нибудь окупится. Это процессы развития.
Внутри каждого такого блока, так же есть своя декомпозиция (детализация).

Бизнес-процессы являются стержнем, основой при формировании бизнес-архитектуры. Остальные элементы бизнес-архитектуры (оргструктура, документы, проекты, …) формируются из бизнес-процессов.

Для процессов назначаются исполнители и таким образом формируется оргструктура. Обозначаются ресурсы, поступающие на вход и результаты, получаемые на выходе, и таким образом, получаем информационные и материальные потоки… Так же формируются взаимосвязи с остальными элементами бизнес-архитектуры.

РЕГЛАМЕНТЫ

Зафиксируем следующее утверждение:

Для создания чего-либо необходимо предварительно спроектировать это «что-то», а затем реализовать сформированный проект.

Например, для строительства здания сначала необходимо сделать чертеж и предварительные расчеты, и только после этого построить. Соответственно, для того, чтобы сформировать инфраструктуру для бизнеса, сначала нужно ее спроектировать, сделать чертеж бизнеса.

Что же является чертежом для бизнеса? – Ответ мы уже знаем. Это «бизнес-архитектура».

Бизнес-архитектура формируется с помощью специальных программных продуктов «систем бизнес-моделирования».

Деятельность по формированию бизнес-архитектуры называется «описанием бизнес-процессов».

Результатом описания бизнес-процессов являются регламенты. Регламенты содержат описание деятельности и являются основным инструментом для обучения сотрудников и передачи информации специалистам по автоматизации деятельности.

Когда затрагивается тема регламентов, то часто можно услышать фразы "регламенты не работают", "регламенты не нужны". Разберем этот момент более подробно.

Зафиксируем следующее утверждение: при выполнении работ регламенты есть всегда, их не может не быть.

Когда один человек выполняет какую-либо работу, то у него в голове сформулировано понимание, как он ее будет выполнять. Это регламент в виде мысли, или «мысленный регламент». Если работу выполняют несколько человек, то один формулирует другому правила выполнения. Сначала, обычно, это происходит в устном виде, т.е. "устный регламент". Далее, по мере увеличения сложности работ или количества людей, правила могут быть сформулированы произвольно в письменной форме в виде инструкции или в виде регламента по заранее установленному шаблону. Самое важное - это понимать, что:
Регламент - это информация о том, как правильно выполнять работу, регламент может быть сформирован в различных формах, его наличие или отсутствие не обсуждается: он есть.

Проблема заключается только в том, что чаще всего мы встречаем некачественные регламенты, сделанные непрофессионально.
Проблема: низкое качество регламентов.

Низкое качество регламента обозначает, что исполнитель не получил или не понял из регламента информацию о том, как правильно выполнять свою работу. Наиболее распространенные причины заключаются в следующем:

- актуальный регламент передается устно (а у получателя "короткая память"),

- письменный регламент сложный для восприятия (много текста, которым трудно пользоваться),

- письменный регламент не актуален (поэтому им невозможно пользоваться).
Итого: для обеспечения высокого качества регламент должен быть:
1. Актуальным,
2. Понятным для восприятия,
3. Сформулирован письменно (на твердом носителе, к которому можно обратиться в удобной форме и в любое время).
В следующем разделе «Бизнес-моделирование» мы разберем как обеспечивается высокое качество регламентов, чтобы исполнители могли на них опираться.

БИЗНЕС-МОДЕЛИРОВАНИЕ

При описании бизнес-процессов надо учитывать всю технологическую цепочку деятельности, включая "привлечение внимания", "продажи", "поставки", плюс обеспечивающие, управленческие процессы и процессы развития. Брать отдельно какой-либо блок и рассматривать в отрыве от других бизнес-процессов неправильно, т.к. не будут учтены взаимосвязи и структура получится неполноценной.

Не менее важно учесть все элементы бизнес-архитектуры: процессы, оргструктуру, документооборот, проекты, финансы, товары/услуги, ОИТИ, информационные системы.

Получается следующая структура из взаимосвязанных элементов:
И как все это разложить?

Ответ: с помощью бизнес-моделирования.

Без бизнес-моделирования вы не сможете полноценно разобраться в структуре организации. Невозможно построить бизнес-архитектуру "в одной плоскости". Пытаясь описать процессы "на одном листочке", вам не удастся сделать объемную модель, которая учитывает все вышеуказанные взаимосвязи.

"На одном листочке" получается бесполезная трудоемкая работа, т.к. данные быстро устаревают, и если необходимо что-то откорректировать, то "лыко-мочало, начинай сначала", предыдущая работа летит псу под хвост. Именно поэтому мы чаще всего встречаем такую ситуацию, что регламенты неактуальны. Без бизнес-моделирования невозможно быстро актуализировать регламенты, т.к. процессы часто меняются.

Для любой деятельности, чтобы она была эффективнее, люди придумывают инструменты. И для бизнес-моделирования так же разработан специальный инструмент "система бизнес-моделирования". Это программный продукт, который позволяет построить полноценную объемную бизнес-архитектуру, учитывающую все взаимосвязи элементов бизнес-архитектуры. Мы в своей работе используем систему бизнес-моделирования "Business studio" и вам рекомендуем обратить на нее внимание.
В результате бизнес-моделирования в Business studio вы получаете оцифрованную бизнес-модель в виде web-портала и "бумажные" регламенты. Существенным плюсом является то, что система позволяет поддерживать данные в актуальном состоянии без особых трудозатрат.
В примере показано описание основного бизнес-процесса с подпроцессами и представлены взаимосвязи в 5 разделах:

1. Описание бизнес-процессов,
2. Описание документов, информационных потоков,
3. Описание организационной структуры,
4. Описание должностей,
5. Описание информационных систем.

Раздел «описание процесса» содержит графическую диаграмму и табличную часть с подробной инструкцией по каждой операции в процессе.

Раздел документов позволяет подробно описать информационные потоки.

Разделы оргструктуры и должностей позволяет сформировать должностные инстукции для каждой должности, указывает какой функционал выполняет должность и с какими документами работает, от кого что получает и кому что передает.

Раздел «описание информационных систем» указывает какие процессы и какие документы формируются в информационной системе. Таблица с функциональными требованиями к автоматизации позволяет оперативно оценить трудозатраты по внедрению систем.

К сожалению или к счастью, система Business studio "с полпинка" не заходит, и для ее полноценного использования надо обладать определенными навыками. А именно, уметь проектировать бизнес-архитектуру. Для этого существуют специально обученные люди, которые называются "бизнес-аналитиками" и вам именно к ним. Бизнес-аналитик - это человек, который получает информацию от заказчика в самой легкой и удобной форме, т.е. в устной и преобразует эту устную информацию в оцифрованную бизнес-модель, на основе которой можно легко сформировать необходимые регламенты.

Наиболее частые запросы, с которыми обращаются к бизнес-аналитику для бизнес-моделирования:

- необходимо упорядочить бизнес-процессы, разграничить ответственность, сформировать регламенты, инструкции;

- необходимо подготовиться к автоматизации, сформировать функциональные требования, техническое задание для IT-специалистов.

Рекомендации при общении с бизнес-аналитиком

Обращаясь к бизнес-аналитику, вам необходимо понимать в каком виде вы получите результат. Попросите пример, образец того результата, о котором вам заявляют. Примерьте на себя предоставленные образцы. Они вам понятны? Они будут понятны вашим сотрудникам и IT-специалистам?

Внимание! "Сотрудникам и IT-специалистам"! Это разные субъекты. Согласуйте отдельно с сотрудниками и отдельно с теми, кто занимается внедрением и настройкой IT-систем. Если образцы не устраивают, то сформулируйте свои пожелания. Система бизнес-моделирования позволяет формировать индивидуальные регламенты.

Регламенты, как минимум, должны содержать следующую информацию:
- дерево процессов (перечень выполняемого функционала с обозначением исполнителей),
- описание процессов (в виде графических диаграмм плюс инструкции к каждой операции),
- описание документов,
- описание оргструктуры (иерархия подразделений и должностей),
- описание должностей (какие процессы выполняет должность, с какими документами работает, от кого что получает, кому что передает),
- описание информационных систем (в каких процессах используется система и какие документы формируются в системе),
- функциональные требования к автоматизации (описание требований для бизнес-процессов, если планируется их автоматизация).

Для построения бизнес-модели рекомендуем обратиться к специалистам EfA:
Итак, вы определились с формой регламентов, заказываете проект по бизнес-моделированию. В проекте бизнес-аналитик с помощью интервью получает от вас информацию о процессах "как есть". С учетом ваших пожеланий формирует бизнес-модель "как должно быть". Обычно это проходит в две итерации, т.е. сначала заказчик получает бизнес-модель на согласование (промежуточные результаты), вносит правки, отмечает несоответствия, ошибки. После внесения корректировок формируется финальный результат и у вас на руках готовые регламенты в "бумажном" виде и в виде web-портала.


Важный нюанс №1: бизнес-моделирование это не одноразовая услуга. Рассчитывайте на то, что периодически, по мере внедрения изменений и развития, вы будете актуализировать бизнес-модель и, соответственно, регламенты. Заранее предусматривайте долгосрочное сотрудничество с бизнес-аналитиками. Если вы решили организовать отдел оргразвития и иметь штатных специалистов - тоже вариант.

Важный нюанс №2: первую бизнес-модель лучше разработать с помощью внешнего эксперта. Если у вас еще нет бизнес-модели, то разрабатывать ее надо с привлечением внешних специалистов.

Почему?

- Представьте, что в одной комнате собрались сто человек. Причем, 99 из них находятся в одном углу, а 1 находится в противоположном. Кому будет лучше видно что происходит среди этих 99 человек?
Штатный специалист подвержен влиянию "неформальных отношений" и не сможет предоставить вам адекватную картину. А внешний эксперт покажет, как выглядит ваша компания "со стороны". В дальнейшем, когда бизнес-модель уже построена, поддерживать ее в актуальном состоянии можно силами штатных специалистов.


Ок! Регламенты есть. А как обеспечить знание регламентов?

Ответ - тесты. Да, как в любом образовательном учреждении. Если хотите в чем-то убедиться, то надо об этом, как минимум, спросить. Экзамены и аттестацию проводить не обязательно, но тесты для проверки знаний организовать следует. Тем более, что сделать это совсем не трудно.

Для организации тестов мы используем платформу "OnlineTestPad", инструмент вполне удобный. Можете использовать любой другой, не важно. Главное, чтобы тесты были в электронном виде, чтобы сотрудник мог самостоятельно пройти их в удобное для себя время, а вы получили своевременно результаты теста.
Итак, господа, у вас есть обученные специалисты, есть описанные бизнес-процессы и функциональные требования к автоматизации бизнес-процессов.

Подходим к самому интересному, к автоматизации.

АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

В этом разделе мы с вами рассмотрим такое явление как автоматизация бизнес-процессов. Давайте уточним, что такое автоматизация и для чего она нужна.

У человеческой деятельности есть следующие признаки:
- неповторяемость,
- нестабильность качества,
- неотделимость от источника.

Например, если вы сделаете себе вручную чашечку кофе, то не сможете повторить ее точно в таком же качестве, если сделаете ее еще один раз. Сколько бы вы чашек ни сделали, они все будут отличаться. Хоть немного, но будет отличаться количество кофе, количество и температура воды, ... Эти признаки человеческой деятельности называются "неповторяемость" и "нестабильность качества".

А если вы попросите кого-нибудь другого сделать вам кофе вручную, то 100% этот "кто-то" не сможет повторить ваш результат, кофе будет хоть немного , но отличаться от вашего. Этот признак называется "неотделимость от источника".
Т.е. человеческую деятельность невозможно масштабировать с сохранением качества.
Для того, чтобы обеспечить одинаковое повторение операций, стабилизировать качество и не зависеть от исполнителя человек придумал машины (механизмы). В нашем примере с кофе - это кофемашина. Имея кофемашину я обеспечиваю себе одинаковое повторение операций, стабильное качество напитка независимо от того, кто именно нажал на кнопку кофемашины.

Т.е. фактически, для того, чтобы обеспечить стабильность качества и масштабировать деятельность нам надо передать максимальное количество работы от человека машинам. В информационной среде этот процесс называется автоматизацией.
Автоматизация - это деятельность, направленная на сокращение и упорядочивание человеческих действий с помощью информационных систем для многократного повторения определенных операций с постоянным и стабильным качеством.
Далее мы рассмотрим как и с помощью каких IT-технологий решаются обозначенные нами ранее четыре ключевые управленческие задачи. В примере будем использовать информационную систему EfA.

РЕШЕНИЯ КЛЮЧЕВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗАДАЧ С ПОМОЩЬЮ АВТОМАТИЗАЦИИ

Итак, господа, мы разобрались со всеми необходимыми нам терминами и настало время решить поставленные управленческие задачи:

1. Распределение ответственности при выполнении работ.

2. Правильное выполнение работ.

3. Выполнение работ с минимальными трудозатратами.

4. Контроль выполнения работ.

Распределение ответственности

Наиболее частая проблема, которую хочет решить управленец с помощью бизнес-процессов – это разграничить ответственность между сотрудниками.

«Кто за что отвечает?»

Мы сможем ответить на этот вопрос и определить границы ответственности с помощью бизнес-моделирования.

Например, у нас есть диаграмма бизнес-процесса и на диаграмме отображаются ответственные исполнители.
Сформировав диаграмму процесса мы получаем описание ответственности для каждого исполнителя: Руководитель проекта выполняет операцию «Планирование поставки», Исполнитель проекта выполняет операцию «Поставка».

И теперь стоит задача сделать так, чтобы эти границы соблюдались. Т.е. к каждой операции процесса надо предоставить личный доступ для исполнителя.

Расположим эти две операции «линейно», в виде канбан-доски:
Например, в организации @Sivka есть два участника этого процесса: Sivka и Kaurka. Sivka является Руководителем проекта, а Kaurka – Исполнителем проекта.

Если мы хотим распределить ответственность между этими двумя операциями и назначить на каждую операцию своего исполнителя, то нам достаточно разграничить права доступа. Назначим на первую операцию «Планирование поставки» доступ для Sivka и ограничим для Kaurka:
А для второй операции «Поставка», назначим исполнителем пользователя Kaurka, и ограничим доступ для Sivka:
Таким образом мы сделали так, что Sivka может вносить изменения только на шаге «Планирование поставки», а Kaurka может вносить изменения только на шаге «Поставки».


Пример исполнения:

Sivka сформировал новую задачу. Т.к. у Sivka есть возможность редактирования этой задачи, то она подсвечена более ярко:
Kaurka тоже видит эту новую задачу, но у него нет возможности ее редактировать:
Sivka вносит комментарии по задаче и передает на следующий шаг:
Задача переходит на вторую операцию «Поставка» и становится недоступной для редактирования пользователю Sivka:
Но становится доступной для редактирования исполнителю Kaurka:
Kaurka вносит комментарии по выполнению проекта и завершает его:
Все операции выполнены, процесс завершен.

Таким способом мы получили разграничение ответственности по выполняемым шагам процесса.
Но ответственность также необходимо распределить и в рамках выполняемого функционала среди сотрудников.

В указанном выше примере пользователь Sivka является «администратором» в организации @Sivka и имеет доступ ко всем процессам:
А пользователь Kaurka является «сотрудником» в организации @Sivka и ему предоставлен доступ только к процессам
- А1.3 Поставки,
- А2.1 Материально-техническое обеспечение:
Т.е. доступ разграничивается и к процессам, и к шагам процессов.
Таким образом, достигается цель «разграничение ответственности» на двух уровнях:
- по выполняемому функционалу в организации,
- по отдельным операциям внутри процесса.

У сотрудников не возникает вопроса «кто за что отвечает?».

Правильное выполнение работ

У нас есть техническое решение для первой задачи «как разграничить ответственность», но не менее важно обеспечить правильное выполнение работ. А еще лучше создать такие условия, чтобы работу невозможно было сделать неправильно.
Рассмотрим эффективное решение задачи «обеспечение правильного выполнения работ» на примере первых трех операций процесса закупки:
- Оформление заявки,
- Обработка заявки,
- Оформление финансовой заявки:
Допустим, процесс проходит в компании @Sivka.

Инициатором закупки, который выполняет первую операцию «Оформление заявки» является сотрудник Kaurka.

Закупщиком, который выполняет следующие две операции «Обработка заявки» и «Оформление финансовой заявки» является сотрудник Sivka.
Сотрудник Kaurka запускает процесс, создает новую задачу «Первая закупка»:
Открывает первую операцию «Оформление заявки» и видит рабочее место:
Рабочее место спроектировано таким образом, что исполнителю необходимо заполнить определенные поля, выбрать из списков нужные данные и отправить операцию далее по маршруту.
Если Kaurka не заполнит обязательные поля, или заполнит неправильно, то задача не выполнится.

Сейчас все обязательные поля заполнены, задача завершена и перешла на второй шаг процесса «Обработка заявки»:
В соответствии с настройками прав доступа на шаги процесса у сотрудника Kaurka не доступна эта операция. Исполнителем операции «Обработка заявки» является сотрудник Sivka, ему пришло уведомление в мессенджере о новой задаче в процессе:
Sivka открывает операцию и видит уникальное рабочее место, сформированное в соответствии с поставленной задачей «выбрать поставщика и загрузить цены»:
Sivka подгружает данные, оставляет комментарии и нажимает на кнопку «Передать на оплату»:
Система самостоятельно автоматически просуммировала сумму, сохранила данные по заказу.
Процесс переходит на третью операцию «Оформление финансовой заявки»:
Для оформления финансовой заявки исполнителю достаточно нажать кнопку «Создать заявку на платеж»:
Мы видим, что во всех трех операциях использовалось уникальное рабочее место, спроектированное таким образом, что только внеся нужные данные можно передать задачу на следующий шаг процесса. Для каждой операции создаются такие условия, что невозможно сделать неправильно!

Есть еще один инструмент, снижающий риски в правильности выполнения процессов - это инструкция к процессу. В каждом процессе есть кнопка "i" , которая открывает описание процесса с инструкцией к каждой операции (вы же помните, что процессы описаны и деятельность регламентирована). Поэтому вся необходимая информация по деятельности у сотрудника всегда «на расстоянии вытянутой руки»:
Такая технология гарантированно минимизирует ошибки в работе сотрудников: у нас всегда есть инструкции для быстрого обучения и условия выполнения работы не допускают ошибок.

Выполнение работ с минимальными трудозатратами

Одна из самых больших затрат в любой компании – это оплата труда. Максимальное исключение человека из бизнес-процесса позволяет максимально снизить трудозатраты.
При настройке процессов мы фокусируемся на максимальной автоматизации и роботизации операций.

В каждом процессе отслеживаются операции, которые:
- регулярно повторяются согласно алгоритмам,
- трудоемки,
- обработка данных читабельна и выполняется по определенным правилам.

Если операции удовлетворяют этим требованиям, то их можно автоматизировать.

Чаще всего автоматизации подлежат следующие операции:
- извлечение, копирование, расчет, вставка данных между процессами и системами;
- создание, заполнение, преобразование, объединение файлов.

Примеры простой автоматизации из вышеуказанного процесса закупки:
- автоматическое формирование заявки на закупку на первом шаге процесса:
- автоматический расчет стоимости заказа на втором шаге;
- автоматическое формирование заявки на оплату на третьем шаге процесса:
Детальная раскладка процесса на операции дает возможность внимательно оценить возможность автоматизации каждой операции. Это гибкий подход, который позволяет постепенно, шаг за шагом улучшать процессы и минимизировать трудозатраты по операциям.
Контроль выполнения работ
Если управленец хочет получить данные кто когда что делал, сколько времени на это потратил, какие документы обрабатывал, от кого что получил и кому что передал в определенный момент времени…, такие данные можно добыть только спросив исполнителей. В автоматическом режиме такая информация в 99,9% случаев отсутствует.

Когда компании обращаются к бизнес-моделированию, то ставят задачу построить модели «как есть» и «как должно быть». Т.е. они не знают «как есть». Они даже не знают «как было». Модели строятся на основе интервью, т.е. у управленца есть только понимания и гипотезы в головах сотрудников.
Современные технологии позволяют оцифровать бизнес, стандартизировать деятельность, сохранять данные о деятельности с учетом взаимосвязей всех элементов и хронологии выполнения. EfA использует эти технологии и они вам доступны.

При использовании методологии, описанной выше, вам также откроются возможности по построению управленческих отчетов, дашбордов не только по складскому и финансовому учету, но и по учету самой деятельности.
Все что происходит в вашей компании оставляет информационный след для вас и поможет принимать правильные управленческие решения в будущем.
РИСКИ
Рассмотрим особенности, риски, связанные с автоматизацией.
Риск №1: Автоматизация без бизнес-моделирования
Напомню, мы рассматриваем два элемента инфраструктуры бизнеса: регламенты и IT-системы:
Проекты по автоматизации бизнеса – это высокорисковые проекты. Т.е. вероятность того, что проект «не поедет» и вы сольете бюджет – достаточно высока.

Одной из причин, влияющей на этот риск является то, что специалисты, которые описывают бизнес-процессы работают в отрыве от IT-специалистов, т.е. тех, кто занимается автоматизацией. Если вы обратились в IT-компанию и вас просят предоставить описанные бизнес-процессы – плохой вариант.
Порой случается так, что IT-компания описывает бизнес-процессы «на коленке», непрофессионально. Это также ни к чему хорошему не приводит и увеличивает риски провала.

Наилучшее решение – это когда команда проекта по автоматизации включает в себя специалистов по бизнес-моделированию, т.к. процессы по ходу проекта меняются, возникает много уточняющих требований.

Методология ведения проектов автоматизации бизнеса в EfA включает в себя бизнес-моделирование и исключает эти риски.
Риск №2: Отсутствие единой IT-инфраструктуры. Разрозненное обслуживание IT-систем в одной организации.
Любая организация развивается эволюционно и для решения различных задач постепенно приобретаются различные IT-системы в разный период времени. Например, для бухгалтерии - учетная система, для ведения продаж - CRM-система, ...

Для интеграции и настройки этих систем компания обращается к различным специалистам, каждый из которых решает свои локальные задачи по-своему, не учитывая всю сложность бизнес-архитектуры организации. Постепенно, по мере увеличения количества программных продуктов, IT-среда усложняется, взаимосвязи труднее отслеживаются, происходит дублирование в выполняемом функционале, теряется ответственность, эффективность падает. IT-инфраструктура начинает выглядеть как детская игра в ходилки с запутанными в паутину дорожками.

Очередная задача по автоматизации с одной стороны решает определенную проблему, но с другой порождает новые. Внедряя улучшение с одной стороны получаешь ухудшение с другой.

Решение этой проблемы заключается в едином обслуживании всей IT-инфраструктуры одной командой профессионалов. Можете обратиться к специалистам EfA для консультации в этом вопросе.
Риск №3: Саботаж со стороны наемного руководителя
Интересы владельцев бизнеса и интересы наемных управленцев разнятся при оцифровке и автоматизации бизнес-процессов. Это очень тонко и возможно увидеть только опытным взглядом «со стороны».

Не всегда, но достаточно регулярно мы сталкиваемся с тем, что наемные управленцы саботируют такие проекты.

Причины:
- Интерес наемного управленца лежит в том, чтобы закрепить за собой зависимость организации (владельцев бизнеса) от своей личной персоны. Поэтому знания и методология должны содержаться только в руках этого управленца.
- В компании «организована» «нечистоплотность», воровство, продажа «на сторону». В этом случаю комментарии излишни, 100% любое вмешательство внешних экспертов будет саботироваться. У нас есть несколько случаев «вскрытия» таких фактов в проектах.

Решение:
Проекты по автоматизации и оцифровке бизнеса принимаются на самом верхнем уровне и, зачастую, когда твердая рука одного из акционеров задвигает проект с условием «это не обсуждается!». И это правильно, т.к. если принятие решения спускать по оргструктуре вниз, то возникает конфликт интересов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Когда вы подходите к вопросу построения инфраструктуры бизнеса и автоматизации бизнес-процессов, в первую очередь, вы определяете результаты, которые хотите получить.
Сформулировав результат, вы делаете выбор среди поставщиков и методологий.

Мы вам представили наиболее эффективную методологию, которая решает задачи:
- ответственность по выполняемому функционалу распределена,
- работа выполняется правильно,
- сокращаются трудозатраты за счет автоматизации операций и бизнес-процессов,
- ведется контроль и мониторинг бизнес-процессов, информационных, материальных и финансовых потоков.
Проекты, реализованные с помощью методологии EfA и при курировании команды EfA - это гарантия решения этих четырех задач и качественной бизнес-инфраструктуры.

Всегда на связи, команда EfA